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Artigo SQL Magazine 69 - Estudos de Caso – Projeto de Banco de Dados para Controle de Frota
Veja como modelar um banco de dados para o controle de uma frota de veículos
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Estudos de Caso – Projeto de Banco de Dados para Controle de Frota
Veja como modelar um banco de dados para o controle de uma frota de veículos
Atualmente diversas empresas possuem frotas com veículos utilizados por seus funcionários para realizar seus trabalhos. Conforme a empresa vai crescendo novos veículos vão sendo adquiridos e colocados à disposição daqueles que precisam deles para transporte, locomoção, entregas, retiradas, viagens e outros fins.
Porém, gerenciar o acesso dos funcionários e colaboradores aos veículos requer um modelo adequado para organizar e controlar o uso dos veículos da frota, pois caso contrário há margem para abusos e uso indevido dos recursos. Além disso, é preciso armazenar informações relacionadas à reserva, estado, manutenções, histórico, eventos relevantes e outras entidades que compõem um modelo de banco de dados utilizado por um sistema de controle de frota.
A partir deste cenário este artigo apresentará como montar um modelo de banco de dados que pode ser utilizado por qualquer empresa que possui uma frota de veículos cuja alocação é dinâmica e serve para as necessidades dos funcionários e colaboradores. O modelo conta com diversas entidades que abordam os principais aspectos relacionados ao controle e gerenciamento do uso típico de veículos em uma empresa de tamanho médio.
Apesar de contemplar diversas situações, o modelo apresentado neste artigo é razoavelmente simples e pode ser adaptado para diferentes tipos de controle de frota de acordo com os requisitos e cenários de utilização. Algumas entidades do modelo são criadas visando a extensão das funcionalidades por meio do cadastro de novos elementos como, por exemplo, as características do veículo e os eventos relevantes na sua vida útil.
Entendendo o controle de frota
Para entender como é a utilização dos veículos da frota em uma empresa é preciso primeiro delimitar o escopo e escolher um cenário típico onde há alocação deste tipo de recurso. Neste artigo vamos considerar uma empresa de tamanho médio que possui mais de 50 funcionários ou colaboradores. Nestas empresas é comum encontrar uma frota de veículos que é disponibilizada para quem precisa deste tipo de recurso com uma condição: o uso do veículo deve ser estritamente voltado para a atividade profissional, ou seja, não é permitido o uso de veículos para fins pessoais.
Neste contexto podemos considerar que a frota é composta de diversos tipos de veículos, como carros, motocicletas, vans, triciclos, tratores, barcos, aviões de pequeno porte, etc. O tipo de veículo em questão deve ser armazenado no nosso modelo, assim como as diversas características próprias do mesmo como, por exemplo, fabricante, modelo, cor, placa, tipo de combustível, quantidade de portas e opcionais. Como existem muitos tipos de opcionais, acessório, customizações e outras características que estão relacionados ao veículo o modelo de banco de dados deve possuir uma maneira de permitir que um usuário administrador do sistema inclua características e valores para estas características dinamicamente.
Além disso, toda a documentação e detalhes do estado do veículo também devem ser armazenados. Informações adicionais sobre seguro, tipo de habilitação necessária para conduzi-lo e restrições de uso (como rodízio de acordo com o dia da semana) também devem ser contempladas pelo modelo.
A utilização do veículo para fins profissionais é dividida em duas modalidades: a retirada ocasional, onde é preciso uma reserva e autorização, e o uso como benefício, onde um veículo é alocado permanentemente para um funcionário do alto escalão da empresa.
A modalidade que aloca o veículo permanentemente para um funcionário é caracterizada como um benefício concedido a certos cargos dentro da empresa. Como exemplo pode-se citar a alocação de carros para o presidente, membros do conselho diretor, vice-presidentes e outros cargos. Além de ser um benefício fornecido pelo cargo este privilégio é uma opção estratégica, pois certos profissionais geralmente requerem autonomia e prontidão para se locomover em prol da empresa. Há também o benefício econômico agregado, pois caso não houvesse um veículo alocado permanentemente para certos funcionários seria necessário utilizar outros recursos como um contrato com uma companhia de táxi, por exemplo. Outros detalhes relevantes para o modelo que envolve esta modalidade incluem a alocação de um motorista exclusivo para este veículo, o direito de uso no final de semana e a identificação de um local específico na empresa para o estacionamento. Outro fator importante é a prioridade: caso algum portador deste benefício não esteja com o seu veículo alocado por algum motivo, a eventual reserva de outro veículo deve ser atendida antes das demais.
O uso do veículo pelos demais funcionários ou colaboradores da empresa requer uma requisição de reserva prévia e a autorização de um funcionário superior a quem está solicitando o recurso. Esta solicitação assume a forma de uma planilha de requisição que deve ser preenchida com antecedência e conter a data de uso, o local de destino, a quilometragem e quantidade de combustível estimada, o local de estacionamento, quem é o supervisor do solicitante, a assinatura de aprovação do supervisor, qual a finalidade de uso do veículo (transporte de carga, viagem, visita ao cliente, retirada de material, etc.), a preferência por algum modelo específico ou acessório, (quatro portas, ar condicionado, etc.) e a solicitação de itens opcionais que não fazem parte do veículo, como capacete, GPS, ou equipamento de segurança. A tarefa de alocar um veículo para o funcionário pode ser manual ou automática, porém os detalhes de como esta alocação é realizada não são relevantes para o modelo, que apenas armazenará a requisição de reserva e o retorno do veículo."
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