Como os Projetos são organizados

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Veja neste artigo os conceitos básicos sobre a organização de projetos, esses conceitos são importantes para entender como se constitui e quem são os interessados num projeto, como as empresas podem se organizar para realizar os produtos ou serv

1. Introdução

Diferentes organizações possuem diferentes formas de organizar os seus projetos. Algumas empresas podem se organizar por projetos e oferecer autonomia a um gerente de projeto, outras preferem se organizar funcionalmente. Um projeto também pode ser dividido em fases na qual envolve um foco diferente para cada uma das fases. Todo projeto também possui um ciclo de vida e partes interessadas na execução de um projeto.

Esses conceitos serão mais detalhados e analisados no restante do artigo.

Organização de projetos

Figura 1: Organização de projetos

2. Fases de um Projeto

Uma fase é uma divisão do projeto onde um controle adicional é necessário sobre uma entrega importante. O inicio e o término de uma fase devem ser efetuados formalmente, assim como ocorre com um projeto. Cada fase tem um foco diferente e envolve diferentes organizações e conjuntos de habilidades. Portanto, cada fase tem um objetivo e deve retornar um resultado bem claro que determina se realmente chegamos ao final da fase.

As fases muitas vezes são sequenciais e, neste caso, geram uma entrega para a fase seguinte. As fases podem ser sobrepostas, ou seja, as fases podem ter inicio antes do termino da anterior ou podem ser iterativas em que apenas uma fase está planejada a qualquer momento e o planejamento da próxima fase é feita à medida que o trabalho avança.

3. Ciclo de Vida de Projeto e Ciclo de Vida de Produto

O ciclo de vida de um projeto é composto por suas fases, que geralmente são sequenciais, mas também podem ser sobrepostas. O nome e a quantidade de fases necessárias normalmente dependem de muitos fatores como as necessidades de gerenciamento e controle do projeto, da área de aplicação, etc.

Por exemplo, poderíamos ter quatro fases para o desenvolvimento de um software: Fase 1 chamada de Requisitos onde coleta-se os requisitos de um produto, Fase 2 chamada de Construção onde constrói-se o produto de acordo com os requisitos coletados na Fase 1, Fase 3 chamada de Testes onde testamos se o produto atende as exigências do cliente e não possui erros, Fase 4 chamada de Implantação onde coloca-se o software em operação no cliente após o encerramento da Fase 3 de Teste do produto. Dependendo da organização essas fases poderiam ter diferentes nomes ou mais fases.

Genericamente todo projeto possui quatro fases que são o Início do Projeto, Organização do Projeto, Execução do Projeto e Encerramento do Projeto. O início de um projeto é quando inicia-se formalmente um projeto com alguns detalhes sobre quem executará o projeto, recursos disponíveis, entre outras informações. Na organização do projeto é onde se faz o planejamento do projeto, como o trabalho vai acontecer, com o seu escopo, tempo e custo bem definidos. A execução é onde executa-se o trabalho e monitora-se o que está acontecendo no projeto. Por fim o encerramento é onde o trabalho está realizado e o cliente aprova que recebeu o que ele tinha contratado.

O ciclo de vida do Produto contém o ciclo de vida do projeto. Ao final da fase do projeto, ou seja, quando o projeto termina o projeto é entregue a um produto que vai entrar em operação. O ciclo de vida do produto termina quando ele é tirado de operação, como por exemplo, quando um novo software será feito com tecnologias mais atuais, nesse caso teríamos um novo projeto e o ciclo recomeçaria.

4. Partes Interessadas

As partes interessadas são pessoas ou organizações. Podem ser internas ou externas. Exemplos de partes interessadas são: patrocinador, Gerente de projeto, equipe do projeto, clientes e usuários, terceiros, fornecedores, etc. É importante observar que uma parte interessada é aquela que tem algum envolvimento com o projeto, por isso, por exemplo, um concorrente não é uma parte interessada porque ele não tem envolvimento com o projeto.

Os conflitos entre as partes interessadas são gerenciados pelo gerente de projetos que deve sempre resolver o conflito e sempre em favor do cliente do projeto.

5. Estruturas Organizacionais

Uma organização pode ser classificada em Funcional, Projetizada e Matricial que se subdivide em três tipos: Matricial fraca, Matricial balanceada ou Matricial forte.

Uma estrutura funcional é aquela em que as pessoas são organizadas por área técnica (área de TI, área de contabilidade, área de marketing). A gerência de projeto nesse tipo de organização é difícil, pois a comunicação é bastante complicada. O nível de especialização das pessoas é alto. Existe um gerente funcional que detém o poder sobre o projeto e não o gerente de projetos, o gerente de projetos não existe ou possui pouca influência.

Uma estrutura Projetizada possui os funcionários agrupados por projetos. As equipes possuem diversos níveis de especialização com pessoas da área de TI, do marketing, da telecom, etc, pois um projeto precisa de todos os tipos de pessoas para realizarem um projeto. Nesse tipo de estrutura temos o oposto à estrutura funcional. O gerente de projetos possui total poder sobre o projeto.

A estrutura Matricial está entre a estrutura funcional e a estrutura projetizada. Porém a matriz fraca é muito mais próxima a uma estrutura funcional e a matriz forte está próxima da estrutura projetizada. A balanceada está entre as duas estruturas com um gerente funcional e um gerente de projeto com poderes semelhantes.

6. Conclusão

Neste artigo vimos que um projeto pode ser dividido em diferentes fases quando necessita-se de um controle adicional. Um projeto também tem um ciclo de vida e partes interessadas que estão envolvidas com o projeto em questão. Além disso, uma organização pode ser dividida em funcional, projetizada e matricial. Dependendo do tipo da estrutura da empresa um gerente de projeto pode ter uma alta autonomia ou quase nenhuma.

Bibliografia

  • Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBoK), 4º edição. Pensylvania, PMI, 2008.
  • PMP Use a Cabeça!
  • HELDMAN, Kim. Gerência de projetos, Guia para o exame official do PMI. 5º edição, PMI. Campus, 2009.

 
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