Como usar a gerência de projetos a seu favor

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Veja nesse artigo como usar a gerência de projetos a seu favor, não deixar que seu cronograma seja ultrapassado e evitar que seu projeto caia no esquecimento.

Construir softwares está se tornando mais desafiador a cada dia, podemos citar vários motivos para que isso ocorra, porém um em especial nos motiva a parar e pensar: “os sistemas computacionais estão ganhando mais espaço em nossa sociedade“.

Para construir uma casa, prédio, sala comercial, seja qual for o projeto arquitetônico seguimos uma linha, traçaram metas para inicio meio e fim, em software não pode fugir desta realidade, ou “formulação de trabalho”, devemos controlar o estimado, o balanceado, ter controle, executar as distribuições e principalmente acompanhar em todos os momentos as fases da construção deve ter seu inicio meio e fim.

Muitas pessoas não gostam de planejar, simplesmente pela afirmação de que nem sempre projetos são concretizados, deixando assim todo um processo parado, servindo como um peso de porta, ou talvez escorar o pé da mesa, preferindo abandonar o projeto do que planejá-lo.

Não podemos mais utilizar como muletas, velhas desculpas esfarrapadas “mas eu não tinha como prever que o nosso melhor funcionário iria ficar resfriado, e que ficaria fora da empresa por uma semana” ou “ele não me informou...”, entre tantas outras, “agora teremos que atrasar a entrega de nosso projeto", "nosso cronograma está furado", o que vou dizer para meu cliente?

Ao montar um quebra cabeça, cada peça tem sua finalidade, não conseguiremos montar todo ele caso uma destas esteja faltando, ou querendo utilizar de forma errada, para tal ficar totalmente encaixado e finalizado precisamos de mecanismos onde controlamos, gerenciamos onde cada peça se encaixa, qual a funcionalidade de cada uma e qual a sequencia que pretendemos utilizar.

Utilizando esta analogia podemos analisar nosso projeto “quebra cabeça”, está sendo bem gerenciado, estou utilizando todos os recursos disponíveis? Caso uma das peças ficar escondida entre as demais? A base que o planejamento nos dá é uma das mais importantes competências de um profissional, planejar garante não somente o aumento de o projeto dar certo como também prever que ele poderá não dar.

Claro que não existe planejamento que seja totalmente perfeito ou livre totalmente de falhas, a ação de planejar projetos nos proporciona um melhor controle, e eficiência em nossas atividades, e caso estas virem a apresentar estouros ou desvios estarmos preparados.

O mercado esta exigente com os produtos e serviços oferecidos, contratantes repassam a seus contratados e vagas, este fardo, não tem outra saída hoje se não utilizarmos as técnicas adequadas para o planejamento não conseguiremos acompanhar os demais projetos.

Mas o que é Gerenciamento de Projetos?

Segundo Guia PMBOK 4° edição:

“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. A sua natureza temporária, indica um inicio e um término definidos. O término é alcançado quando os objetivos estiverem sido atingidos ou quando se concluir que estes objetivos não serão ou não poderão ser atingidos e o projeto for encerrado, ou quando o mesmo não for mais necessário,...”

Em resumo, podemos entender um projeto como algo com inicio meio e fim.

Não, não existe projeto com data eterna, ou data “quando ficar pronto”, talvez este seja o ponto da nossa grande dificuldade em gerenciar projetos, pode até começar tudo bem, lá peio meio do projeto ate que está indo, claro temos alguns probleminhas e falhas e escopos atrasos, e, e, e......, e fazem 10 anos e meu projeto ainda não finalizou, ele já se tornou um grande ERP do papai, claro atrasou um pouquinho mas que projeto não atrasa não é mesmo ?

Espera ai um pouco, atrasou ou fomos postergando a sua finalização com novas inclusões e alterações? De nada adianta ter um mapeamento completo de quem, quando e onde fazer, se não respeitarmos seu término, o projeto atendeu os requisitos? Então finalizamos e os novos projetos como diz são novos projetos e não alterações do escopo de um único projeto.

Esta dificuldade em gerenciar projetos não é privilégios de poucos, mas de muitos, não vamos jogar a culpa em cima do pobre gerente de projetos, o cara que deve se virar com os que não têm em sua equipe e se bobear ainda tiram um... Se com isso conseguirmos controlar nosso projeto podemos afirmar que somos gerentes de projetos, adversidades existem em todo projeto, talvez por isso se torne tão atraente.

Podemos afirmar que, gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma efetiva e eficaz, utilizando técnicas variadas.

Ao gerenciar projetos conseguimos controlar os trabalhos realizados, sabemos o que cada integrante do grupo está trabalhando, quando iniciou e quando vai finalizar, quais serão das próximas entregas, riscos, sim o risco inicial do resfriado terá seu impacto minimizado, não sabemos quando irá ocorrer, mas se ocorrer estaremos preparados, estamos falando de gerenciamento de riscos do nosso projeto, como dito acima, precisamos estar antenados em tudo.

Um exemplo seria o abaixo:

  • Plano de Atividades (e metas)
  • Plano de Recursos
  • Plano de Treinamento
  • Plano de Revisões
  • Plano de Relatórios (comunicação/informação)
  • Plano de Contingência
  • Plano de Organização
  • Plano de Conversão (adaptação de metodologia)
  • Plano de Testes
  • Plano de Integração (com outros projetos)
  • Plano de Implantação
  • Plano Financeiro

Segundo GIDO & CLEMENTS (2007), alguns exemplos de projetos são:

  • Montagem de uma peça de teatro
  • Desenvolvimento e lançamento de um novo produto
  • Modernização de uma fábrica
  • Realização de um congresso
  • Construção de um Shopping Center
  • Realização de várias cirurgias em um paciente
  • Reconstrução de uma cidade após um acidente natural
  • Criação de um programa de estágio para estudantes

Assim sendo temos duas opções para nossos projetos, Projetos de Sucessos e Projetos Fracassados.

Projetos de sucesso são aqueles que chegam aos seus objetivos, dentro do tempo previsto, estimado, sua qualidade desejada e sem “estourar” orçamentos e claro cliente satisfeito, por outro lado o projeto fracassado foi por água abaixo em algum momento.

Existem várias as opções para afundarmos um projeto, objetivos e metas mal elaboradas (definição), planejamento com problemas, pessoas sem capacidade de liderança e sem espírito empreendedor, alteração em muitas variáveis, principalmente na área tecnológica, riscos elevados, falta de gestão de informação, falta gerenciamento de risco.

Como gerente do projeto compreende o tipo do meu projeto, estou gerenciando este projeto como um engenheiro gerencia a obra de um shopping?

Como será a cobrança deste software pelo usuário final, estou controlando e analisando isso?

Esta pergunta não pode ficar sem ser feita, pois a massa de usuários de sistemas de software cresce como citado na abertura deste material “os sistemas computacionais estão ganhando mais espaço em nossa sociedade”.

Muitas organizações, gerentes de projetos, e metodologias internas lançam mão do gerenciamento de projetos para desenvolver processos inovadores, planejar, organizar e controlar iniciativas estratégicas, monitorar desempenho de empreendimentos, analisarem divergências significantes e prever seus impactos nos projetam e na organização.

“Segundo estudo do PMI, um quarto de todo o dinheiro movimentado no mundo está envolvido em projetos, o que significa cerca de US$ 10 trilhões a cada ano. Esses números são assustadores e, ao mesmo tempo, fascinantes. Assustadores, por nos remeterem à responsabilidade de realizar projetos bem-sucedidos. Fascinantes, por nos fazerem enxergar o universo no qual estamos inseridos. (RAJ et al., 2006, p. 167)”

Esta preocupação deve existir não somente com projetos grandes, os “construtores de software” devem estar preocupados em adotar uma metodologia de gerenciamento para os seus grandes projetos, e também os pequenos projetos, com o sucesso do grande projeto começa a surgir uma necessidade de também utilizar uma metodologia mais adequada para os pequenos projetos.

“Apesar dos projetos pequenos terem desafios únicos que não estão presentes em grandes projetos, eles ainda podem se beneficiar de uma metodologia definida de gerenciamento de projetos.“ (ROWE, 2006, p. 3),

Ainda mais pelo fato dos projetos pequenos representarem a maioria do trabalho realizado nas organizações.

Para que possamos colocar em pratica o que vimos acima precisamos compreender que gerenciamento de projetos é um conjunto de processos usado para garantir que todos os elementos atrelados a este projeto esteja sendo vistoriado, controlado, coordenado, como falamos através de uma frase muito difundida em nosso meio:

“Se não conseguimos tempo para planejar, onde conseguiremos tempo para corrigir?”

Pensamos nisso e começamos a planejar nossos projetos. Espero que tenham gostado e até o próximo artigo.

 
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