A cada dia cresce a necessidade de adoção do gerenciamento de projetos
em pequenas, médias e grandes empresas. Sua importância está relacionada à
redução de custos no desenvolvimento de projetos, cumprimento de prazos,
eficácia no resultado final e mensuração de resultados. Além disso, é
importante destacar que o gerenciamento de projetos precisa evoluir e se
adaptar constantemente às necessidades cada vez mais dinâmicas das
organizações.
O desenvolvimento de software
é uma atividade complexa, envolvendo inúmeros fatores que são imprevisíveis e
de difícil controle, como volatilidade dos requisitos do software e prazos. Esses fatores fazem com que o produto final não
atenda às expectativas ou, até mesmo, às necessidades do cliente, além de
exceder o prazo e o orçamento previsto. A partir disso, um gerenciamento eficaz
tem se tornado de fundamental importância para se obter sucesso no
desenvolvimento de software.
Para que um projeto de software
seja bem sucedido, é necessário que alguns parâmetros sejam analisados como,
por exemplo, o escopo do software, os
riscos, os recursos necessários às tarefas a serem realizadas, os marcos de
referência a serem acompanhados, os esforços e custos aplicados, além da
sistemática a ser seguida, entre outros fatores.
Atualmente, a prática do gerenciamento de projetos está em crescimento,
devido ao surgimento de ferramentas open
source (código aberto de software). A principal função dessas ferramentas é
administrar de forma mais organizada e eficiente os processos de um projeto e
sua gestão. Entretanto, nem sempre essas ferramentas possuem os recursos
necessários para uma gestão completa, que não permitem a visualização de um
projeto como um todo. O conhecimento e aplicação destas técnicas têm relação
direta com a garantia de obtenção das metas das organizações (PRADO, 2009).
Quando se aplica o gerenciamento de projetos ao desenvolvimento de um
projeto de software, é importante que o gerente e a equipe visualizem todo o
processo. Além disso, alguns parâmetros precisam ser corretamente analisados,
como por exemplo, o escopo do projeto, riscos, recursos necessários, tarefas,
indicadores para acompanhamento, esforços e custos, e a linha de raciocínio a
ser seguida.
Uma característica necessária nos
profissionais envolvidos com gerência de projetos é o dinamismo, a sua
capacidade de lidar com múltiplas tarefas e a habilidade de não perder nenhum
detalhe. Muitas vezes organizar datas e conteúdo de uma única tarefa a ser
realizada em longo prazo exige uma visão estratégica do profissional (CIRIACO,
2009).
Para
auxiliar na coordenação de todas as informações que envolvem o projeto do
início ao fim, surgem diversas ferramentas, tanto desktop quanto online,
que oferecem recursos para a organização de suas tarefas, estipulando metas e,
em alguns casos, com suporte para trabalhos em equipe.
O uso
de ferramentas de gestão de projetos torna-se indispensável para garantir
resultados positivos no desenvolvimento de um projeto, pois permite saber quais
métodos e processos de trabalhos utilizados, e visualizar informações em tempo
real ao alcance de toda a equipe envolvida. Porém, é preciso conhecer os
recursos tecnológicos de cada ferramenta e analisar as reais necessidades da
implantação de acordo com o projeto.
Ao
optar pelo uso de ferramentas de gestão de projetos, as organizações podem
estar certas de que estão investindo corretamente, executando projetos com
sucesso e resultando em vantagens planejadas, maximizando a utilização de
recursos, fornecendo ferramentas de colaboração para conectar equipes dispersas
e mantendo visibilidade e controle sobre o projeto através de relatórios e
mensuração de resultados (PAUMGARTTEN, 2010).
O Gartner
Group divulgou o resultado de uma pesquisa realizada em 2010 sobre os
problemas enfrentamos pelas organizações quando não implantam ferramentas para
auxiliar na gestão de projetos. Os resultados foram:
·51% de
todos os projetos extrapolam o orçamento ou ultrapassam o prazo final;
·15% dos
projetos falham completamente;
·94%
dos entrevistados reportaram que implementando uma metodologia de gerenciamento
de projetos, adicionou valor às suas organizações;
·Software de
gerenciamento de portfólio de TI pode reduzir custos de 2 a 5%, melhorar produtividade entre
20 e 25%, e elevar de 10 a
15% a receita para projetos mais estratégicos.
Grande
parte dos problemas acima poderia ser minimizada não só com uma boa metodologia
adaptada às necessidades das organizações. Além disso, é muito importante ter
uma ferramenta adequada a essa metodologia. A ferramenta deve ser realmente
adequada à metodologia de acordo com suas necessidades e apoiar a metodologia,
e não o contrário (PAUMGARTTEN, 2010).
A
implementação de uma ferramenta de gestão de projetos deve ser conduzida como
um projeto, com início, meio e fim. Todas as áreas do conhecimento com seus
processos, entradas, ferramentas e técnicas, e saídas podem e devem ser
utilizados para gerenciar um projeto dessa natureza (VIEIRA, 2008).
Em
2009 foi realizado um Estudo de Benchmarking pelo PMI Brasil sobre a
prática do gerenciamento de projetos e utilização de ferramentas em trezentas
empresas brasileiras. As empresas participantes responderam a um questionário
eletrônico na Internet com pouco mais de cem perguntas, as quais foram
utilizadas como base para o desenvolvimento dessa pesquisa. O resultado mostrou
que 91% dessas organizações possuem baixo nível de resistência em relação à
prática da gestão de projetos, e que 80% dessas empresas utilizam ferramentas
para gerenciar projetos. A Figura 1
lista as principais ferramentas utilizadas por essas empresas, de acordo com a
pesquisa. Dessas ferramentas, cinco foram selecionadas para descrever seus
principais recursos e funções.
Project Builder
De acordo com o site dessa ferramenta, a Project Builder foi desenvolvida pela empresa homônima e é baseada
nas práticas do PMI. Funciona em plataforma web
e é utilizada na gestão de projetos, podendo ser acessada de qualquer lugar.
Essa ferramenta se encaixa em pequenas e médias empresas de diversos setores e
possui recurso como solução cloud
computing (computação em nuvem). O foco principal é a integração de pessoas
envolvidas (equipe, clientes e fornecedores), além da visão do plano
estratégico, tático e operacional dos projetos.
O software permite integração
com o MS Project, podendo exportar e
importar os projetos do software da Microsoft. Também permite exportação de
seus relatórios e EAP (estrutura analítica de projetos, Figura 2) para o Excel. A Figura
2 mostra a tela inicial da ferramenta, com projetos, responsáveis, prazo, status e prioridades.
As principais funções de apoio ao gerente de projetos são:
·
Funcionalidades configuráveis de acordo com a
maturidade e características dos projetos;
·
Estrutura Analítica do Projeto (disponível em
formato gráfico) e detalhamento dos componentes em Subprojetos, fases, marcos,
produtos, atividades;
·
Dependência entre projetos;
·
Gestão de recursos;
·
Pessoas envolvidas e matriz de responsabilidades em
todos os níveis da EAP;
·
Mapa de alocação e Histograma de pessoas;
·
Definição de calendários (projetos e pessoas);
·
Cronograma Gantt;
·
Controle de receitas;
·
Metas e avaliação de resultados do projeto e de
seus componentes (metas qualitativas e quantitativas);
·
Tratamento de Riscos (identificação, análise e
respostas);
·
Indicadores de desempenho;
·
Registro histórico do projeto e de seus
componentes;
·
Integração com email;
·
Envio de relatórios de progresso e controle em
diferentes formatos.
Na Project Builder, os
colaboradores podem visualizar os projetos em que estão alocados. Nessa área,
eles podem e devem informar tudo o que está ocorrendo, como comentários sobre
reuniões com o cliente, início e conclusão de atividades, esforço realizado,
lições aprendidas. Com isso, o gerente consegue saber como os projetos estão se
desenvolvendo dentro da organização.
Microsoft Project
A ferramenta Microsoft Project (ou MS
Project) foi criada pela Microsoft
em 1985 (primeira versão). Veio sofrendo modificações em seu layout até as versões atuais, como mudanças
funcionais, no intuito de aumentar a oferta de serviços e recursos relacionados
à gestão de projetos. Os focos da MS
Project são: tempo (datas, duração do projeto, calendário de trabalho),
Gráfico de Gantt, modelo para
cálculos relacionados a planejamento, Diagrama da Rede, Custos (fixos, não
fixos, outros) e uma série de relatórios. Utiliza a mesma interface e uso de
outros softwares Microsoft Office (screenshot na Figura 3).
A MS Project pode ser utilizada para gerenciar projetos simples ou
complexos, e permite planejar, organizar e gerenciar as tarefas e recursos para
alcançar um objetivo final com restrições de tempo, custos e recursos.
Essa ferramenta oferece recursos para auxiliar o usuário na gestão de
projetos, fornecendo a possibilidade de melhor controle e suas atividades,
segurança, agilidade e eficácia nos processos, além de interface simples para
uso, mesmo para quem não está familiarizado com a ferramenta. É considerado por
muitos profissionais um bom software
para gestores, administradores e coordenadores.
Segundo o site da Microsoft, a
MS Project visa fornecer eficientes
ferramentas de gerenciamento de projeto com a combinação certa de usabilidade,
eficiência e flexibilidade, de modo que permite o gerenciamento de projetos com
mais eficiência e eficácia. É possível manter o gerente sempre informado,
controlar o trabalho, as agendas e as finanças do projeto, manter as equipes de
projeto alinhadas e ser mais produtivo por meio da integração com programas
conhecidos do Microsoft Office system,
da geração avançada de relatórios, do planejamento guiado e de ferramentas
flexíveis.
A MS Project destaca
automaticamente todos os itens que se deslocam como resultado da alteração mais
recente realizada. Com a ajuda de realces de alterações, é fácil de obter uma
melhor compreensão dos impactos das suas escolhas.
Outro recurso disponível é o desfazer e refazer alterações em modos de
exibição, dados e opções com vários níveis de desfazer. É possível desfazer
ações ou conjuntos de ações de iterações macros para testar vários cenários
hipotéticos e compreender totalmente as implicações de cada escolha enquanto
realiza alterações de escopo.
As principais funcionalidades da MS
Project são:
·
Elaborar projetos e controlá-los através de
agendamento das atividades tornando possível o progresso de cada uma delas;
·
Acompanhar de forma gradual todo o projeto;
·
Elaborar relatórios com qualidade, discriminados
por custo e trabalho dos recursos e tarefas, duração das atividades e sua
distribuição de trabalho pelos dias do mês ou ano, na forma de calendário;
·
Montar rapidamente o plano do projeto (agenda) definindo
e organizando a lista de tarefas, permitindo verificar detalhes e ter uma visão
geral do mesmo para manter o seu controle;
·
Controlar quem faz as tarefas, montando seu
conjunto de recursos e atribuir em suas tarefas, bem como calcular o tempo em
que as tarefas precisam ser concluídas;
·
Ajuste rápido de sua agenda, pois havendo ajustes,
interrupções no decorrer do projeto, pode-se ajustar a agenda de forma que
fique organizada;
·
Coordenar o trabalho de pessoas em qualquer lugar
compartilhando informações através de Intranet ou Internet, utilizando email,
por exemplo;
·
Ajuda durante o projeto, através do assistente do Office;
·
Fácil integração com programas do pacote Office (Word, Excel, Access);
·
Impressão de relatórios personalizados;
·
Gerar Gráfico de Gantt e outros tipos como carga de trabalho e custos, seguindo a
forma escolhida pelo usuário.
Primavera
A Primavera é uma marca que
comercializa pacotes de projetos de gerenciamento, cujo editor atual é a Oracle Corporation. O principal pacote é
a Primavera P6 (Enterprise Management Project Portfolio), desenvolvido pela Primavera Systems.
De acordo com o site da PMI Capítulo São Paulo (2009), a Primavera é uma das ferramentas mais
completas e complexas de gerenciamento de projetos, baseada na metodologia do
PMI. O software está subdividido em
pacotes de trabalho e geralmente não é necessário adquirir todo o produto. A
possibilidade de poder-se adquirir um determinado pacote para suprir as
necessidades da empresa (por exemplo, Risk
Manager), constitui uma grande vantagem, pois assim evita-se não utilizar
de forma eficaz a ferramenta. Esta é adequada para ambientes de multi projetos,
grandes e complexos. A Figura 4 apresenta
uma tela da ferramenta.
As ferramentas de aplicação da Primavera
software incluem:
·
Primavera P3 Project
Planner e SureTrak (descontinuado
em 31 de dezembro de 2010, o uso continua não suportado pela Oracle);
·
Primavera P6 Enterprise
Management Project Portfolio;
·
Primavera Project
Management Professional P6;
·
Primavera P6 Analytics;
·
Primavera Portfolio
Management;
·
Primavera de Gestão de Contratos;
·
Primavera de Análise de Risco;
·
Primavera Inspire for
SAP;
·
Primavera Earned Value
Management.
Dentre as principais funcionalidades da Primavera estão:
·
Acompanhar o desempenho de cada projeto de um mesmo
cliente;
·
Possibilitar a colaboração com ideias e soluções
dos mais diversos usuários envolvidos no projeto;
·
Conciliar e administrar a disponibilidade de
recursos e identificar os problemas de má utilização de tais recursos (Gráfico
de Gantt e Diagrama de Rede);
·
Definir a prioridade de projetos e tarefas;
·
Identificar e selecionar as melhores soluções e
estratégias para o sucesso de um projeto;
·
Transmitir informações aos gerentes dos projetos,
através de recursos avançados, fazendo uso de tabelas, gráficos, diagramas e
histogramas;
·
Disponibilizar informações em tempo real para uma
rápida e eficiente tomada de decisões;
·
Planejar e analisar a estratégia de recursos
financeiros em projetos propostos;
·
Fornecer dados numéricos para análise e comunicação
do desempenho das diferentes fases de um mesmo projeto, baseadas em
necessidades organizacionais;
·
Organizar e planejar portfólio para apresentações
aos mais diferentes perfis de clientes e áreas de atuação;
·
Organizar e disponibilizar formulários para
obtenção de informações necessárias para o sucesso das atividades presentes em
um projeto;
·
Disponibilizar dados de etapas do projeto para
aprovação;
·
Acesso via desktop, web e/ou intranet.
OpenProj
Conforme o site da ferramenta, o site da OpenProj é um software de
gestão de projetos de código livre, com funções similares ao MS Project, sendo capaz de abrir
arquivos Project. Ela foi
desenvolvida pela Projity, em
plataforma Java, permitindo que seja executado em diferentes sistemas
operacionais. A versão 1.0 foi liberada em janeiro de 2008. No mesmo ano, a Projity foi adquirida pela Serena Software.
A OpenProj tem as seguintes
funções de gestão de projetos:
·
Gestão de recursos: cada tarefa precisa ter
definido os recursos necessários para sua execução (pelo menos um). Esses
recursos podem ser pessoas ou materiais;
·
Calendários: gerir datas das tarefas, estabelecer
datas previamente;
·
Ambiente de trabalho: permite atribuir datas de
começo e fim, horas de trabalho de um recurso de uma tarefa, planejamento;
·
Limitação de datas: durante o desenvolvimento de um
projeto, podem ocorrer situações em que é necessário terminar tarefas em uma
data exata ou aproximada. Quando se atribui uma limitação de data de começo ou
fim em uma tarefa, diminui a capacidade desta para adaptar-se a mudanças na
programação.
·
Divisão de tarefas: uma tarefa pode ser dividia ou
reprogramada para interromper o trabalho e retomar o resto do projeto do mesmo ou
em um ponto posterior da programação.
·
Filtros: ordenação de datas permitem mostrar
informações específicas da programação do projeto. Os filtros podem ser feitos
por tarefas completas, tarefas de custo excessivo, tarefas críticas, tarefas em
progresso, tarefas incompletas, tarefas atrasadas, tarefas normais, resumo.
·
Impressão de documentos: Diagrama de Gantt, visualização de recursos,
histograma, projetos e relatórios. O Gráfico de Gantt ilustra, na forma de barras, o cronograma de um projeto, com
as datas de início, fim e todas as tarefas atribuídas devidamente registradas.
Além disso, a OpenProj abre
arquivos da Microsoft Project e da Primavera, porém possui formato de
arquivo próprio. Os relatórios e gráficos podem ser exportados para xml ou pdf,
facilitando assim a migração dos dados para outros programas do gênero. A Figura 5 mostra a visualização da tela
do software.
dotProject
Atualmente, de acordo com o site da
dotProject, a ferramenta está em sua
versão 2.1.5 e apresenta uma série de funcionalidades úteis para o trabalho de
gerenciamento de projetos. A versão atual da dotProject foi lançada em janeiro de 2011, e houve pelo menos um
lançamento por ano, desde o início da série 2.x (2005), sendo que o projeto
nasceu em 2000. Após a disponibilização da versão 2.1.5, muitas correções e
melhorias foram disponibilizadas em uma versão beta e já podem ser utilizadas.
A dotProject surgiu da
necessidade de se ter um software na
área de gestão de projetos que não fosse necessário o pagamento de licença e
nem da utilização de um sistema operacional também licenciado. A dotProject é um sistema de gerência de
projetos em software livre de fácil
utilização, com um conjunto de funcionalidades e características que o tornam
indicado para implementação em ambientes corporativos, pois atende a diversas
necessidades de gerentes e escritórios de projetos.
A ferramenta é uma aplicação web e seu acesso é feito através de um
navegador, assim sua utilização independe de sistema operacional e instalação
na máquina do usuário, pois é executado em um servidor. Em termos mais
técnicos, a dotProject é um sistema
escrito em PHP, que utiliza banco de dados MySQL. Essa ferramenta também pode
ser instalada em Windows, e utilizada
em diferentes sistemas operacionais.
Pelo site do dotProject Brasil
é possível acessar a área de demonstração do software, conforme apresenta a Figura
6.

Figura 6. Visualização do projeto do dotProject
O dotProject unifica, dentre
outras funções:
·
Informações de empresas;
·
Informações de projetos de cada empresa;
·
Todas as tarefas necessárias à execução de cada
projeto;
·
Saber quanto de cada tarefa já foi realizado;
·
Informação de usuários e colaboradores de cada
tarefa;
·
Um modo fácil de informar usuários de suas
associações a tarefas (via email);
·
Lembretes popup
sobre prazos próximos ao fim;
·
Uma lista de contatos relacionados;
·
Calendários com visões diferentes: mensal, semanal
e diária;
·
Fóruns relacionados a projetos;
·
Repositório de arquivos relacionados a projetos.
Além disso, a dotProject
inclui módulos para companhias, projetos, tarefas (com gráfico
de Gantt), fóruns, repositório
de arquivos, calendário, contatos, bug
report, suporte multi-linguagem e gerenciamento de permissões de usuários.
Os participantes do projeto podem utilizar a ferramenta para visualizar
suas atividades, para reportar as realizações diárias, assim como cadastrar
lições aprendidas nos fóruns. A limitação do dotProject está em
não possuir uma
comparação entre o que se estima de um projeto e o que realmente
acontece.
Comparativo entre as ferramentas
A partir da apresentação das ferramentas de gestão de projetos e dos
recursos disponíveis em cada uma delas, foi realizada uma análise comparativa com
os principais recursos para um gerenciamento eficaz de um projeto com o
objetivo de focar nos recursos técnicos.
O critério seguido para montar a
tabela comparativa foi o resultado do Estudo de Benchmarking 2009 feito pela PMI Brasil, que apresenta as
funcionalidades mais importantes para ferramentas de gestão de projetos (ver Figura 7).
Figura 7. Funcionalidades fundamentais em um software de gerenciamento de projetos.
As funcionalidades citadas na tabela foram tomadas como referência para
estabelecer uma comparação entre todas as ferramentas citadas neste artigo. A Tabela 1 apresenta o resultado.
Tabela 1. Quadro comparativo de Ferramentas
x Funcionalidades
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