Integrando ferramentas de modelagem de processos com XPDL

Como vimos na série de artigos sobre otimização de processos de negócio publicado nas edições 35, 36 e 39 da Engenharia de Software Magazine e de autoria de Ricardo Ferreira, tecnicamente, um processo de negócio nada mais é do que um conjunto de etapas que uma área de negócio desempenha para criar valor aos seus clientes e também à própria organização. Um processo de negócio é composto de três elementos básicos:

• Entradas: Elas iniciam o processo. Por exemplo, se você está produzindo uma bicicleta, as entradas para esse processo serão os pneus, as rodas, as porcas, parafusos, correntes, etc.
• Atividades: Elas transformam as entradas em saídas. No exemplo da bicicleta, atividades incluem a montagem do pedal, a inserção das rodas e o ajuste das engrenagens. Um conjunto de atividades dentro de um processo também é conhecido como fluxo do processo.
• Saídas: Também conhecidos como resultados ou entregáveis. Uma saída é o produto final gerado pela execução de todas as atividades do processo. Neste exemplo, a bicicleta concluída.

Processos são simples de entender quando você considera coisas físicas como bicicletas. Mas processos existem em todas as organizações, não somente naquelas que criam coisas físicas. Por exemplo, numa companhia que provê consultoria em gestão de recursos humanos, existirão entradas (tal como o conhecimento do consultor), atividades (por exemplo, a condução de uma pesquisa de satisfação dos funcionários para avaliação da organização do cliente) e saídas (tal como o plano de iniciativa de mudança cultural no cliente).

Em resumo, processos de negócio são constituídos de todas as atividades que a sua organização está engajada com o intuito de cumprir os objetivos de negócio traçados por ela. Processos determinam a eficácia e a eficiência das operações da sua organização, a qualidade que os seus clientes experimentam, e também, o sucesso financeiro da sua organização.

Toda organização contém um grande número de processos de negócio. Alguns destes processos são realizados num único departamento, como a entrada de um pedido de compra de um cliente no computador. Outros são processos mais complexos implementados em toda a organização, extrapolando várias fronteiras departamentais, como por exemplo, o desenvolvimento de um produto de sucesso no mercado.

O maior dos problemas com processos de negócio é a falta de ciência desses processos por parte dos envolvidos. Cada envolvido, direto ou indireto do processo precisa saber exatamente o que está fazendo, e o quê o resultado do seu trabalho irá causar a organização, bem como quais são os resultados esperados. Sem isso, sem a falta de compromisso com os objetivos da organização, processos irão continuamente falhar, mesmo que você troque os recursos ou implemente-o sob uma nova tecnologia. Através da compreensão das falhas do processo e da conscientização dos envolvidos da importância deles, você e o seu time podem corrigir estas falhas e garantir os resultados esperados pela sua organização. A geração de valor com processos de negócio começa quando estes estão formalmente documentados e quando os envolvidos sabem exatamente do valor destes processos para a organização. Podemos dizer que estas são as pré-condições para qualquer iniciativa de otimização de um processo de negócio.

Diferentes ferramentas podem ser usadas para analisar, modelar, descrever e documentar um processo de negócio. Neste contexto, uma interface de definição de processo define um formato comum de troca, o qual suporta a transferência de definições de processo entre produtos distintos.