Desde o início da civilização, o mundo todo cria, desenvolve e executa projetos. Nossos antecessores construíram varias maravilhas pelo mundo, sendo que as condições da época não eram favoráveis para tais construções. Por tamanha a grandeza das obras, essas mesmas podem ser comparadas a grandes projetos bem elaborados e seguidos à risca. Um dos mais marcantes foi o Projeto Apollo, que permitiu que o homem pisasse a primeira vez na Lua.
Mas a verdade é que os projetos nem sempre são de grandes empreendimentos, e sim, que todos nós executamos projetos em nosso dia-a-dia, como a de nossas casas, viagens e claro, a nossa própria vida, são exemplos de projetos de grande importância para cada um de nós.
Então como fazer para definir e diferenciar cada tipo de projeto? Para isso temos o Project Management Institute – PMI®, uma organização de profissionais de gerenciamento de projetos que abrange o mundo todo, propondo definições abrangentes e sintéticas. Para o PMI, projeto é um empreendimento temporário para que seja feito de forma progressiva, e que no final se torne um produto ou um serviço único. Como são temporários, os projetos obrigatoriamente tem um início e término, sempre se diferenciando das operações contínuas, sendo que esta maneira não demostra nada, se os projetos são curtos ou longos, mas que simplesmente são iniciados e tem uma evolução e sempre são finalizados.
Para os projetos modernos de hoje em dia, se envolve uma complexidade que requer muita habilidade. Para lidar com essa complexa natureza da administração, se desenvolveu a gestão de projetos, que é uma área muito distinta da área gerencial. O gerenciamento de projetos ficou totalmente novo, até então seus métodos não eram muito conhecidos por parte da gerência das organizações.
O seu início foi pelos meados de 1950, com os militares americanos, mas somente começou a se espalhar para fora do ambiente militar bem no final da década de 1980.
Houve algumas empresas que tiverem uma iniciativa, principalmente as que têm a execução de projetos em sua principal atividade. Resumindo em poucas palavras, o gerenciamento de projetos é nada mais nada menos do que planejamento, organização, direção e controle dos recursos em um determinado empreendimento, lógico, sempre levando em conta o “grande inimigo”, o tempo, custo e desempenho que deverão ser previstos.
O Project Management Institute – PMI® demostra um gerenciamento de projetos mais voltado para a aplicação direta, onde o conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas são de extrema importância para que possam ser atendidas as necessidades, sempre buscando um ponto de equilíbrio entre o escopo, prazo, custo, risco e qualidade. Sempre vale lembrar que a gestão de projeto foi baseada em vários princípios da administração geral, envolvendo toda a rotina e estudos da estrutura organizacional. Para que tudo isso possa sair de maneira correta, há um fluxo de muito trabalho, onde a coordenação deve ser administrada de forma horizontalmente, e não verticalmente, pois de forma verticalmente os comandos vem de cima para baixo, assim haverá pouca oportunidade de interagir com outras áreas funcionais. Na gerência de projetos o trabalho deve ser organizado, onde vários grupos trabalham em interação permanente, essa organização permite uma melhor coordenação entre todos da equipe. A forma horizontal tem muito mais produtividade e eficiência, pois as empresas que conseguem se adaptar no fluxo horizontal, geralmente são mais lucrativas, sem contar o aspecto organizacional.
Quando se é deparado com algum problema por alguma mudança muito brusca de tecnologia, como resposta às demandas encontradas, irão surgir novas formas de gerenciamento que se adaptarão a um novo modelo de processo. O Project Management Institute – PMI®, leva em consideração que a gestão de projeto seja realizada por um conjunto de processo definidos, sendo uma série de ações para obter o resultado desejado. Para que esse processo possa ser organizado da melhor forma, deve-se definir cinco grupos, com um ou mais subprocessos.
Quando iniciado um projeto, o que mais consome recursos são os processos de iniciação, com o passar do tempo, os processos de planejamento, execução, monitoramento e controle e os processos de encerramento, que passam a consumir o restante dos recursos.
Figura 1: Fluxo resumido de Processos do Gerenciamento de Projetos
Os grupos podem interagir uns com os outros, eles são desdobrados em várias áreas que podem ser interligadas e interdependentes, formando um ciclo, como as gestões de custo, tempo e qualidade, sendo que cada um possui um plano de execução e está sempre sendo controlado para que atinja os seu objetivo. Como os planos são separados, é bom que exista uma gestão mais detalhada para coordenar o projeto. Para que esses projetos possam ser finalizados, eles acabam adotando um ciclo de vida que seria um espaço de tempo no qual as atividades estão envolvidas. Este ciclo tem uma serie de atividades a serem realizadas em uma ordem lógica, sendo divido em fazes e possuindo as seguintes características, de acordo com o PMI:
- O nível de atividade, quantidade de pessoas envolvidas e os custos são baixos no início, aumentam gradativamente durante a execução e caem rapidamente quando o projeto se aproxima do final.
- A previsibilidade do projeto é relativamente baixa no início e cresce junto com as atividades e a redução dos riscos, considerando que os riscos e incertezas são altos no início e diminuem, gradativamente, quando os resultados se tornam mais palpáveis.
- O produto ou resultado final do projeto pode ser mudado mais facilmente no início. As mudanças ficam cada vez mais difíceis e custosas conforme o andamento do projeto avança, já que o resultado é construído progressivamente. Assim, mudanças no final do projeto muitas vezes implicam um grande retrabalho e aumento de custos e prazos.
As organizações que lideram seus seguimentos estão usando com muito sucesso o gerenciamento de projeto, seja para aprimorar seus produtos, ou serviços, ou até mesmo para capacitar as suas equipes, assim melhorando os resultados financeiros e também melhorando o atendimento ao cliente. Essas empresas possuem uma visão muito ampla e clara de sua missão e conhecem o negócio e o mercado onde estão inseridas, administrando os seus processos e utilizando o ciclo de gestão de projeto para que possam atingir um nível de qualidade e fidelização de todos em sua volta, desde clientes até seus funcionários, sendo que nessa relação todos irão ganhar até mesmo o gestor de projetos!
Então finalizamos aqui este breve artigo. Quaisquer dúvidas, sugestões ou críticas podem ser registradas na seção de comentários, abaixo.
Um grande abraço!
