Melhoria de Processos: uma decisão organizacional e não de consultores

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Veja neste artigo como é possível melhorar os processos organizacionais com a equipe interna, baixando o custo e diminuindo o impacto das mudanças necessárias.

Uma decisão organizacional e não de consultores

Figura 1: Uma decisão organizacional e não de consultores

Comumente as organizações procuram consultores para solucionarem problemas de rotinas, buscam alguém para arrumar a bagunça, quando já não conseguem se organizar, mas no que o consultor vai auxiliar? E qual o tipo de consultor se deve contratar?

Na maioria das organizações de TI problemas acontecem por que cresceram muito rápido, onde a preocupação estava no produto entregue no prazo e não em como a organização atenderia tantos clientes ou como gerenciaria tantos recursos, tantas despesas e tantas obrigações comerciais, gerenciais, financeiras...

Aos desenvolvedores e analistas que sem querer tiveram que virar empresários, vale adiantar, “Antes de pensar em consultores devem pensar em mudança interna”.

Muitas consultorias fracassam, pela organização não estar preparada para a mudança, e infelizmente isso é uma decisão que não cabe a consultores. A organização deve se preparar antes de contratar consultorias.

Quando se contrata um consultor financeiro, por exemplo, ele vai analisar as tarefas financeiras, as atividades, os artefatos, mas muitas vezes o problema está no RH (Recursos humanos) - pode não existir pessoas capacitadas - ou no comercial, que vende o que não conhece. Bom, antes de melhorar os projetos, o que é a grande preocupação atual, deve-se preocupar no processo como um todo.

Falando em outra língua, antes de contratar um consultor especifico contrate um consultor de processo, que vai mapear seu processo e identificar as causas raízes do problema, cabendo à empresa querer solucioná-las ou não, e também no que vai priorizar.

E nos casos de equipes que ainda não têm recursos para investir em consultores?

Nesses casos a própria equipe pode iniciar melhoria de processos, o que diminui custo, aumenta a possibilidade de acertos na tomada de decisão, pois os problemas são identificados por quem os vive diariamente, também melhora a comunicação e a interação da equipe.

1º Passo - Mapeie o processo atual

A própria equipe pode atuar na melhoria dos processos

Figura 2: A própria equipe pode atuar na melhoria dos processos

O consultor tem uma dificuldade enorme em mapear o processo da organização, isso consiste em buscar a forma que a tarefa é feita hoje, por ser comum se esquecerem de informar detalhes ou até ocultarem informações.

Para a própria equipe fazer o mapeamento é simples, basta o executor da atividade ir fazendo uma lista das tarefas que executa, detalhar como se faz e o que precisa para executar essa tarefa, também o que é gerado na conclusão da tarefa.

É interessante também identificar quem executa essa tarefa, qual a formação, quais as dificuldades que tem nessa tarefa, destacando que o colaborador deve ter liberdade de detalhar tudo, por isso é imprescindível à organização possuir um ótimo canal de comunicação.

Nessa fase são identificados pontos fracos, problemas, tarefas de redundantes, gargalos e atividades de baixo valor agregado. Lembrando que essa fase pode levar um período extenso, pois deve ser bastante detalhado e depende da disponibilidade da equipe, por isso é importante estipular prazos e conscientizar a equipe da importância.

2º Passo – Modelagem do Processo

Modelar o processo é fundamental

Figura 3: Modelar o processo é fundamental

Com o auxilio de ferramenta o processo de negócio deve ser modelado, ou seja, o que foi mapeado agora deve ser ilustrado de forma que a equipe entenda os processos de negócio, permite ver todos os recursos envolvidos, as dependências e limitações de cada processo.

Hoje é comum a utilização de BPMN, que é uma notação gráfica reconhecida como padrão para desenho de processos, para aumentar produtividade. A ferramenta Bizagi pode ser utilizada.

Depois da modelagem a equipe deve organizar um comitê de melhoria, por envolvidos nos processos, onde se deve apresentar o processo e discuti-lo analisando a forma de melhorar.

3º Passo – Melhoria do Processo

Todos devem agir em torno de objetivos em comum

Figura 4: Todos devem agir em torno de objetivos em comum

Buscando satisfazer os interesses de todos os envolvidos e principalmente da organização, deve ser focado sempre na produtividade, agilidade e qualidade do processo.

As tarefas devem ser melhoradas a fim de observar a organização como um todo, ou seja, nessa fase devem ser quebradas barreiras de setores e hierarquias, pois o beneficio deve ser geral.

Os problemas identificados pelos usuários do processo na fase de mapeamento e modelagem devem ser levados em consideração, indiferente do nível do colaborador.

As melhorias costumam ser cruzadas entre si, ou seja, um problema técnico no produto como excesso de erros, pode ser solucionado com ação de RH, com treinamento do analista de negócio, ou ações de melhorar a comunicação interna, por exemplo.

Outro exemplo comum é quando o próprio mapeamento de processo é utilizado como melhoria, para se criar um manual da organização, que informa o funcionamento institucional, o que faz cada papel.

Nessa fase podem ser consultados colaboradores com domínio especifico ou consultores, para tomada de decisão de melhoria, como escolher uma ferramenta mais rápida, agilizar a chegada de informações, preparar treinamentos, buscar técnicas e metodologias compatíveis.

Conclusão

A definição do processo e o mapeamento dependem muito mais da organização do que do consultor contratado, pois ele apenas evidencia o que coleta da equipe. Por isso se os colaboradores se organizarem (do desenvolvedor ao atendente do suporte), mapeando e modelando os processos que é envolvido, fica fácil e produtiva a ação de melhoria.

O fracasso de consultoria está relacionado na despreparação de organizações e equipes, por isso deve haver uma mudança de cultura e um envolvimento de todos na definição e melhoria do processo.

As ações de Melhoria são simples, mas acarretam em grande mudança organizacional, e para funcionar a equipe e os gestores deve estar flexível a mudança e se comprometerem em fazer a diferença.

Referências

 
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