O ciclo de vida e organização do projeto

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Veja neste artigo a estrutura básica de um projeto, como suas condições importantes e como a estrutura organizacional afeta o modo como a equipe é formada e como o projeto é gerenciado e executado.

Ciclo de vida do Projeto: consiste nas fases que geralmente são sequenciais e que às vezes se sobrepõem, onde os nomes e números são determinados pelas necessidades do gerenciamento e do controle da natureza do projeto e na sua área de aplicação. O ciclo de vida pode ser documentado e definido ou estruturado de acordo com as necessidades da organização ou das tecnologias empregadas, levando em consideração que todo projeto tem início e fim definidos, sendo que as entregas das atividades poderão variar muito de acordo com o tamanho do projeto. É aqui que entra o ciclo de vida de um projeto, ele oferece uma estrutura básica para controlar o gerenciamento do projeto, independente se o trabalho for específico ou não.

Ciclo de vida do Projeto

Figura 1: Ciclo de vida do Projeto

Características: a complexidade varia para cada projeto, não importa se são grandes ou pequenos, simples ou complexos, todos esses tipos de projetos podem ser mapeados pelo ciclo de vida do projeto.

  • Início do projeto: reconhecer o projeto, com comprometimento a sua execução, analisar a viabilidade de realizá-lo, determinar os objetivos a serem alcançados, juntamente com as expectativas dos clientes, direção e outros, onde será definindo o escopo geral do projeto, selecionando os integrantes e formalizando a constituição do projeto.
  • Organização e preparação: Manter o foco no trabalho para que possam ser atingidos os objetivos, detalhar os resultados, prazos e recursos, sempre listando as atividades necessárias para atingir os objetivos, usar processos de forma mais intuitiva, com cronograma e orçamento viável conforme os recursos disponíveis, obtendo a aprovação dos envolvidos e interessados no projeto.
  • Execução do trabalho do projeto: gerenciar a equipe, reunindo os integrantes para informar aos envolvidos e interessados qual o intuito para solucionar possíveis conflitos durante a execução, assim assegurando os recursos necessários, sendo que o gerente usa as informações surgidas para medir e controlar o desempenho da equipe, lembrando que quanto maior o tempo gasto, maiores serão os custos.
  • Encerramento do projeto: é nada mais do que formalizar a aceitação do projeto ou fazer o seu encerramento de forma organizada, encerrando as atividades. Esta é também a fase de avaliação do projeto, onde define-se qual o motivo do resultado, documentando os relatórios do projeto, e por fim, dissolvendo a equipe do projeto.

Essa estrutura do ciclo de vida é referenciada na comunicação com a alta administração ou até mesmo com outras entidades que não estão tão familiarizadas com os detalhes do projeto, sendo que esta estrutura apresenta as seguintes características:

  • Os custos com pessoal são poucos no início, e quando o projeto está sendo executado, atingem um valor máximo, que vai caindo conforme o projeto é finalizado.
  • A influência, os ricos e as incertezas são maiores durante o início do projeto, sendo que estes fatos vão desaparecendo ao longo da vida do projeto.
  • Tem a capacidade de influenciar nas características finais do produto, sem o aumento do custo, sendo que é mais alto no início e cada vez menor quando vai se aproximando do término do mesmo.

Seguindo um contexto da estrutura genérica do ciclo de vida, o gerente de projetos pode determinar a necessidade um controle mais rigoroso sobre essa necessidade especifica, sendo que projetos grandes e muito complexos, podem requerer este nível adicional de controle, podendo dividir as fases e uma forma de beneficiar o trabalho que será realizado.

Relação entre o ciclo de vida do projeto e do produto: o ciclo de vida de um produto é definido em fases, geralmente sequenciais e não sobrepostas, sendo sempre determinadas pela necessidade de produção e o controle da organização. O ciclo de vida de um projeto geralmente está ligado a um ou mais ciclos de vida do produto. Sempre é bom ter um cuidado para distinguir o ciclo de vida do projeto do ciclo de vida do produto, pois todos têm um fim ou um objetivo, mas caso o objetivo seja um serviço ou um resultado, pode ser definido um ciclo de vida para o serviço em vez de um ciclo de vida de produto. Um produto pode ter mais de um projeto ligado a ele, com isso pode-se ganhar mais eficiência, relacionando todos os projetos em conjunto. Podemos tomar como exemplo vários projetos distintos, que podem ter um relacionamento, como na criação de um novo automóvel. São vários projetos distintos, mas mesmo assim poderão contribuir para a entrega da uma peça principal para realizar a entrega do automóvel. Claro que para que isso ocorra de maneira correta, deverá haver uma supervisão de todos os projetos por um responsável, para aumentar a probabilidade de sucesso.

Relação entre fases: quando o projeto tem muitas fases, geralmente se torna um processo sequencial, para que possa garantir um maior controle sobre o projeto ou produto desejado. Mas há algumas situações em que o projeto pode ser beneficiado de fases sobrepostas ou simultâneas, que são divididas em três tipos básicos:

  • Relação sequencial: esta fase só poderá iniciar depois que anterior terminar, essa natureza é feita de passo a passo para diminuir as incertezas, por outro lado, pode eliminar alternativas na redução do cronograma, pois algumas atividades poderiam ser feitas de forma sobreposta.
  • Relação sobreposta: esta fase começa antes do término da anterior. Esta abordagem pode aumentar o risco e resultar em retrabalho, caso uma fase subsequente avance antes que as entradas fornecidas pela fase anterior estejam prontas.
  • Relação iterativa: apenas uma fase está planejada e o planejamento da próxima fase é feito à medida que o trabalho avança na fase atual e nas entregas. É uma estratégia muito eficaz em ambientes muito indefinidos, incertos ou em rápida transformação, por exemplo, em projetos de pesquisas. Contudo, torna-se complicado elaborar um planejamento em longo prazo, e também pode provocar que todos os membros da equipe estejam disponíveis durante todo o projeto.

Isso implica em um aumento de custo, mas na prática, em projetos longos, o nível de controle é necessário. Pelo grau de incerteza, é determinado que a relação devesse ser aplicada nas três fases, assim, todas as três relações podem ocorrer entre fases diferentes de um ciclo de vida do projeto.

Então finalizamos aqui este breve artigo. Quaisquer dúvidas, sugestões ou críticas podem ser registradas na seção de comentários, abaixo.

Um grande abraço!

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