Dúvida Client/Server

Bom dia pessoal, estou com uma dúvida e queria que vcs me ajudassem.
primeiro vou descrever o ambiente:
fiz um programinha p/ controle das correspondências da empresa. ele usa um bd access. através de um database ligo todas as tables e assim por diante. A partir daí vem a minha dúvida.
este programa roda no servidor. eu pus ele(o executável e o bd) em uma pasta compartilhada chamada controle.
nas estações tive que mapear a unidade de rede na pasta compartilhada p/ que o bde conseguisse enxergar o bd access que no caso serão gravados os dados, e puxar um atalho do executável em cada estação tb.

Minha dúvida são as seguintes:
- é melhor eu por o executável em cada máquina ou puxar o atalho do servidor, já que várias estações gravarão ao mesmo tempo.
- como eu faço p/ atualizar em tempo de execução ou seja, se eu tiver um atalho aberto e outro usuário tb, qdo eu incluir o registro , a diferença apareça na outra estação tb.
- eu tenho mesmo que deixar esta unidade de rede sempre mapeada nesta pasta compartilhada ou tem um jeito mais prático..

desculpe pela minha ignorância nestes assuntos mas realmente procurei achar sobre isto e não consegui..
obrigado pela atenção
Eric