Ferramenta 5W2H para levantameto de requisitos e elabora��o de User Stories

Ter os requisitos funcionais bem definidos e entendidos pelo time faz toda a diferença no desenvolvimento de um produto de software. Entretanto, isso nem sempre � algo f�cil de ser feito. Aqui ser� demonstrada uma t�cnica para o entendimento de requisitos e assim permitir a elaboraç�o de user stories utilizando a ferramenta 5w2h.

INTRODUÇ�O

Em um meio �gil e competitivo, como � o ambiente corporativo, um maior entendimento do que precisa ser feito contribui muito nas atividades que ser�o desenvolvidas por colaboradores de setores ou �reas diferentes. Quando se desenvolve um produto, a sua concepç�o deve conter o m�nimo de erros, pois isto gera custos, tanto para o cliente quanto para a empresa.

No desenvolvimento de software com boas pr�ticas �geis o foco � na entrega de valor ao cliente. Sendo assim, necessita-se que as definiç�es de requisitos sejam realizadas de forma eficaz, para que as necessidades do cliente sejam atendidas. Uma pr�tica bastante difundida � o uso de User Stories para escrever os requisitos, pois � uma forma resumida para descrever as funcionalidades que trar�o valor ao produto. Para auxiliar no entendimento dos requisitos e na criaç�o das suas respectivas user stories, pode ser utilizada a t�cnica 5W2H.

E DE ONDE VEM?

A user story deriva da metodologia �gil e foca mais na comunicaç�o verbal do que na documentaç�o. Esta t�cnica traz uma comunicaç�o clara entre o time de desenvolvimento e o Product Owner (cliente).

� composta por 3 aspectos: descriç�o usada para planejamento, discuss�o para concretizar detalhes e crit�rios de aceitaç�o, que indicam quando a hist�ria est� pronta. As hist�rias s�o independentes, negoci�veis, necessitam de valor, estim�veis e pequenas.

Exemplo:

Como h�spede, quero cancelar minha reserva.

Constate que um membro Premium poder� cancelar a reserva no mesmo dia sem ter que pagar uma multa.
Verificar que um membro dever� pagar uma multa de 10% ao cancelar a reserva no mesmo dia.
Comprovar se um e-mail � enviado ao final da transaç�o.

FERRAMENTA 5W2H

O 5w2h � considerado uma ferramenta de planejamento, que � muito utilizada em Administraç�o de Empresas. � um checklist contendo determinadas atividades que os colaboradores da organizaç�o precisam desenvolver com o m�ximo de clareza. Tem um destaque relevante na soluç�o dos problemas, pois elimina por completo qualquer d�vida que possa surgir sobre um processo ou atividade.

O nome desta ferramenta foi definido por juntar as primeiras letras dos nomes (em ingl�s) das diretrizes utilizadas neste processo. Abaixo voc� pode ver cada uma delas e o que elas representam:

What � O que ser� feito (etapas)?
Why � Por que ser� feito (justificativa)?
Where � Onde ser� feito (local)?
When � Quando ser� feito (tempo)?
Who � Por quem ser� feito (responsabilidade)?
How � Como ser� feito (m�todo)?
How much � Quanto custar� fazer (custo)?

ADAPTAÇ�O DO 5W2H PARA O CONTEXTO DE DESENVOLVIMENTO �GIL

O atual processo de desenvolvimento da NeoGrid est� baseado em boas pr�ticas de m�todos �geis utilizando user stories como forma para descrever os requisitos funcionais. Entretanto, quando começamos a utilizar as user stories, em algumas vezes nos depar�vamos com a falta de aprofundamento na descriç�o. Mesmo tendo um padr�o de escrita, nem sempre os dados descritos auxiliavam a concepç�o correta do requisito. Ent�o, foi preciso inovar!

Adaptamos o 5W2H para o nosso contexto para compor as user stories, onde foi poss�vel conceber os requisitos de forma eficaz e criar crit�rios de aceitaç�o, que permitem identificar os cen�rios dos testes a serem realizados. A utilizaç�o n�o � complexa. Na concepç�o do requisito, basta aplicar as perguntas e coletar as informaç�es. De posse dos dados j� � poss�vel compor a user story.

EXEMPLO PR�TICO

Contexto do Projeto

# O Cliente:

� uma rede de produtos manipulados.
a partir da centralizaç�o dos pedidos de manipulaç�o e da identificaç�o dos produtos mais comumente solicitados, iniciou-se a produç�o e distribuiç�o de medicamentos pr�prios com 20 produtos.
possui 4 centrais de manipulaç�o em diferentes estados, conta com uma equipe de 40 farmac�uticos e 220 t�cnicos de manipulaç�o.
produz 140 medicamentos distintos.
venda de 22 milh�es de unidades/ano.
a �rea administrativa dividida em Financeira (Contas a Pagar e Contas a Receber), Recursos Humanos e Administraç�o de Materiais (Controle de Estoque).
as f�rmulas dos produtos foram desenvolvidas pela pr�pria empresa, detendo os direitos autorais e de produç�o.
os processos de compra e venda se d� atrav�s de dois departamentos: Compras e Vendas.
tem como objetivo estrat�gico tornar-se o maior laborat�rio de criaç�o de f�rmulas e manipulaç�o da Am�rica Latina at� 2015.

# Descriç�o do Problema:

Um dos problemas da rede est� no controle de produç�o...

As centrais de manipulaç�o possuem o controle dos estoques realizado de modo manual, o que gera um alto grau de desperd�cio de mat�ria-prima.
As centrais de manipulaç�o utilizam mat�ria-prima cr�tica e controlada que, ocasionalmente, deixa de constar no estoque sem que o fim seja identificado.

# Objetivos de Neg�cio:

Controlar o uso da mat�ria-prima ao longo do processo de manipulaç�o.

# Objetivo Espec�fico do Sistema:

O sistema dever� controlar a mat�ria-prima utilizada, identificando precisamente a necessidade de mat�ria-prima e controlando seu uso.

A T�CNICA 5W2H ADAPTADA...

Qual � o objetivo do requisito?
Por que o requisito deve ser implementado?
Onde poder� ser visualizado o requisito?
Quais s�o os pr�-requisitos para este requisito?
Qual � o perfil de acesso para este requisito?
Quais s�o os crit�rios de aceitaç�o para este requisito?
Quais ser�o as mensagens de validaç�o para este requisito?

APLICANDO A T�CNICA NO CONTEXTO DO PROJETO

1. Qual � o objetivo do requisito?
R: Implementar um ambiente de controle de produç�o de medicamentos manipulados.

2. Por que o requisito deve ser implementado?
R: Para permitir a identificaç�o precisa da necessidade de mat�ria-prima e controlar o seu uso eliminando o alto grau de desperd�cio.

3. Onde poder� ser visualizado o requisito?
R: Em um item de menu espec�fico, conforme layout de tela Homes.

4. Quais s�o os pr�-requisitos para este requisito?
4.1. Ter sido identificado o fluxo de produç�o.
4.2. Ter acesso �s f�rmulas dos medicamentos.

5. Qual � o perfil de acesso para este requisito?
R: Respons�vel pelo controle da produç�o, por exemplo: t�cnico em manipulaç�o.

6. Quais s�o os crit�rios de aceitaç�o para este requisito?
6.1. O estoque de segurança para mat�rias-primas cr�ticas dever� ser de 5 dias de produç�o e para mat�rias prima simples dever� ser de 3 dias de produç�o.
6.2. O sistema dever� sinalizar a necessidade de compra de mat�ria-prima quando tiver estoque para produç�o para, pelo menos, 7 dias �teis, sem considerar o prazo do estoque de segurança.
6.3. O sistema n�o dever� disparar um aviso de compra de mat�ria-prima cr�tica se n�o houver produç�o de medicamentos que utilizem este tipo de insumo nos �ltimos 30 dias.

7. Quais ser�o as mensagens de validaç�o para este requisito?
Para o crit�rio de aceitaç�o: O sistema dever� sinalizar a necessidade de compra de mat�ria-prima quando tiver estoque para produç�o para, pelo menos, 7 dias �teis, sem considerar o prazo do estoque de segurança.

A mensagem de validaç�o dever� ser:
"H� estoque de mat�ria-prima X para produç�o de medicamento durante 7 dias �teis. Deseja efetuar novo pedido de compra? Sim/N�o"

CRIANDO UMA USER STORY...

"Como t�cnico de manipulaç�o, necessito que seja implementado um ambiente de controle de produç�o de medicamentos manipulados, pois assim poderei identificar de forma precisa a necessidade de mat�ria-prima e controlar o seu uso."

Para aceitar:

O estoque de segurança para mat�rias-primas cr�ticas dever� ser de 5 dias de produç�o e para mat�rias prima simples dever� ser de 3 dias de produç�o.
O sistema dever� sinalizar a necessidade de compra de mat�ria-prima quando tiver estoque para produç�o para, pelo menos, 7 dias �teis, sem considerar o prazo do estoque de segurança.
Conforme item anterior, quando houver a necessidade de compra, o sistema dever� exibir a seguinte mensagem:
"H� estoque de mat�ria-prima X para produç�o de medicamento durante 7 dias �teis. Deseja efetuar novo pedido de compra? Sim/N�o"
O sistema n�o dever� disparar um aviso de compra de mat�ria-prima cr�tica se n�o houver produç�o de medicamentos que utilizem este tipo de insumo nos �ltimos 30 dias.
O usu�rio ter� acesso ao menu Produç�o > Controle da Produç�o.

Para considerar:

O acesso �s f�rmulas dever� estar de acordo com as regras estabelecidas pela empresa.
S�o mat�rias-primas cr�ticas os insumos utilizados para a fabricaç�o de medicamentos manipulados de uso controlado (tarja preta).
Este m�dulo dever� ser pr�-requisito para o m�dulo �Compras�.

CONCLUS�O

Ao adotar a ferramenta para compor as user stories, obtivemos resultados significativos no entendimento dos requisitos funcionais. Ganhamos mais habilidade cr�tica, pois conseguimos captar mais no detalhe o que o Product Owner queria nos dizer. Tamb�m conseguimos melhorar a cobertura de testes, uma vez que foi poss�vel ter uma maior abrang�ncia dos crit�rios de aceitaç�o a partir das perguntas e assim poder sinalizar quando est� efetivamente �pronta�. Nossas user stories est�o com tamanho mais adequado, onde j� se consegue identificar um ��pico� e assim fracionar em requisitos menores. Para os requisitos n�o funcionais tamb�m � utilizado do mesmo procedimento, o que possibilitou uma melhoria na qualidade da escrita e, consequentemente, na implementaç�o destes requisitos. Como estamos em um ambiente de melhoria cont�nua, identificamos a necessidade de ampliar a utilizaç�o da ferramenta para demais as �reas da empresa que trabalham com a ferramenta de SGR.

Autoras: Dieine da Silva e Patr�cia Ara�jo Gonçalves.