O Guia PMBoK é um guia de conhecimentos em gerenciamento de projetos. O Guia PMBoK possui diversos processos, ferramentas e técnicas úteis para a gerencia de qualquer projeto. O guia PMBoK possui informações consensuais que foram identificados por profissionais da área e que se forem usados nos projetos aumentam as chances de sucesso nesses projetos, todos os padrões contidos no guia foram testados e aprovados na prática por diversos profissionais.
Neste artigo será mostrado uma das áreas de conhecimento do guia PMBoK. Esta área de conhecimento é ainda divida em seis processos. Nas seções seguintes será mostrado o que é essa área e o que é o processo de desenvolvimento do termo de abertura do projeto.
Conceitos
A área de conhecimento Gerenciamento da Integração do Projeto possui diversos processos e atividades dentro de cada um dos processos responsáveis por identificar, definir, combinar, unificar e coordenar as outras diversas atividades e processos de gerenciamento de projetos abordados no guia PMBoK. Portanto, este processo é um integrador ou ainda um consolidador ou articulador que são vitais para gerenciar expectativas dos clientes e atender aos requisitos do projeto.
Veremos no decorrer do artigo quais são os processos dessa área de conhecimento e qual a responsabilidade de cada um desses processos.
Processos
Existem seis processos de gerenciamento da integração, são eles:
- Desenvolver o termo de abertura do projeto: Desenvolve-se um documento formal autorizando um projeto ou uma fase e documenta os requisitos iniciais com as partes interessadas.
- Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto: Documenta-se todas as ações necessárias para definir, preparar, integrar e coordenar todos os planos auxiliares que são criados em outros processos em outras área de conhecimento.
- Orientar e Gerenciar a Execução do Projeto: Realiza-se o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto.
- Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto: É feito um acompanhamento e regulação no projeto com o intuito de averiguar se o objetivos previamente definidos no plano de gerenciamento do projeto etão sendo satisfeitos.
- Realizar o Controle Integrado das Mudanças: Revisa-se toda e qualquer solicitação de mudança e após isso é definida a aprovação ou não das mudanças solicitadas.
- Encerrar o Projeto ou Fase: Finaliza-se todas as atividades de todos os grupos de processos ou área de conhecimento para finalizar formalmente um projeto ou uma fase.
Na próxima seção analisaremos um dos processos descritos acima que é o processo de desenvolver o termo de abertura do projeto e será possível entender melhor o que requer este processo.
Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto
Neste processo é onde formalmente e autoriza-se o inicio de um projeto ou fase e a documentação dos requisitos iniciais que satisfaçam as necessidades e expectativas das partes interessadas. Vale ressaltar que uma fase é uma forma como os projetos podem ser divididos. Um projeto de desenvolvimento de um software pode ser dividido em quatro fases: Fase de Requisitos onde coleta-se os requisitos do software junto com o cliente, Fase de Implementação onde os desenvolvedores implementam os requisitos dos clientes e geram o produto, Fase de Teste onde é verificado e validado o software desenvolvido e Fase de Implantação onde coloca-se o software em produção no ambiente de trabalho do cliente.
No termo de abertura do projeto identifica-se quem será o gerente responsável por gerenciar o projeto. Todos os projetos são autorizados por um patrocinador, ou um escritório de projetos por exemplo, sempre por alguém externo. Este patrocinador é o responsável por financiar este projeto, ou seja, ele que pagará pelo projeto. Também é o patrocinador quem pode criar o termo de abertura, no entanto, esta tarefa também pode ser realizada pelo gerente de projetos. Por isso, o guia PMBoK também cita que um gerente de projetos deve preferivelmente ser designado ao projeto antes do termo de abertura começar ou estar pronto, assim ele pode participar ativamente deste processo. A assinatura do patrocinador no termo de abertura do projeto autoriza formalmente o projeto.
Nas próximas seções serão detalhadas as entradas, ferramentas e técnicas além das saídas deste processo.
Entradas
O processo desenvolver o termo de abertura do projeto possui cinco entradas:
- laração do trabalho do projeto: Esta entrada é uma descrição de todos os produtos e serviços que serão fornecidos pelo projeto a ser criado. Nos projetos internos à organização essa declaração pode ser feita pelo patrocinador com base nos requisitos das necessidades dos negócios (por exemplo, uma demanda de mercado, avanço tecnológico, requisito legal ou nova lei imposta pelo governo), produtos ou serviços. No entanto, para projetos externos esta declaração pode ser concedida pelo cliente através de um documento de licitação, por exemplo, solicitação de proposta, informações, preços, ou como parte de um contrato.
- Business Case: Um business case é um documento que fornece informações necessárias do ponto de vista de um negócio, para determinar se o projeto justifica ou não o investimento. Neste documento temos a análise de custo benefício e necessidades de negócios para justificar o projeto. O cliente é o responsável por escrever o business case. O business case é criado devido a demanda de mercado onde uma empresa podería ter verificado a necessidade de um projeto para criar um produto melhor em resposta a alguma situação imposta pelo mercado, ou devido a a alguma necessidade organizacional, solicitação do cliente, avanço tecnológico, etc.
- Contrato: Neste caso um contrato será uma entrada apenas se o projeto estiver sendo realizado por um cliente externo, assim normalmente a empresa cliente formaliza um contrato contendo algumas restrições que devem ser aceitas pela orgamização executora do projeto.
- Fatores Ambientais da empresa: Os fatores ambiente são situações que podem ocorrer na organização interna ou externa que cercam ou influenciam o sucesso de um projeto. Estes fatores ambientais podem aumentar ou restringir as opções de gerenciamento de projetos e ainda podem influenciar positivamente ou negativamente no resultado deste projeto. Esses fatores ambientais podem ser: padrões governamentais ou industriais, infraestrutura organizacional, condições do mercado, entre outros.
- Ativos de Processos Organizacionais: Os ativos de processos organizacionais são todos os ativos relacionados a processos, de quaisquer ou todas as organizações envolvidas no projeto que podem ser usados para influenciar o sucesso do projeto. Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar no termo de abertura podem ser: Processos organizacionais padronizados, políticas e definições padronizadas de processos para uso na organização, modelos (como modelos de termo de abertura previamente definidos pela organização), informações históricas, base de conhecimento de lições aprendidas, etc.
Ferramentas e Técnicas
O processo desenvolver o termo de abertura do projeto possui uma ferramenta e técnica:
- Opinião Especializada: A opinião especializada é fornecida por qualquer grupo ou pessoa que tenha conhecimento ou treinamento especializado e está disponível para ajudar na avaliação das entradas necessárias para o desenvolvimento do termo de abertura do projeto. A opinião do especialista é são aplicadas a qualquer detalhe que seja técnico ou de gerenciamento durante o processo de termo de abertura. Essa opinião especializada pode estar disponível através de outras unidades dentro da organização, consultores, clientes, especialistas no assunto, etc.
Saídas
O processo desenvolver o termo de abertura do projeto possui uma saída:
- Termo de Abertura do Projeto: Como foi visto até o momento o termo de abertura é onde está documentado todas as necessidades do negócio, o entendimento das necessidades do cliente, informações sobre o novo produto, serviço ou resultado a ser satisfeita pela organização executora.
O termo de abertura gerado pode conter:
- Propósito ou justificativa do projeto;
- Os objetivos mensuráveis do projeto e critérios de sucesso relacionados;
- Requisitos de alto nível;
- Descrição do projeto em alto nível;
- Riscos de alto nível
- Resumo do cronograma de marcos;
- Resumo do orçamento;
- Requisitos para aprovação do projeto;
- Gerente de projeto designado, responsabilidade e nível de autoridade;
- Nome e autoridade do patrocinador ou outra pessoa (ou pessoas) que autoriza(m) o termo de abertura do projeto.
Pode-se notar também que o termo de abertura do projeto não possui nada muito detalhado, ele é um documento formal mais abstrato que autoriza o projeto e dá informações importantes que servirão para guiar o restante do projeto.
Conclusão
A área de processo de Gerenciamento da Integração do Projeto é responsável por integrar, consolidar e articular diversas atividades e processos de gerenciamento de projetos. Um dos processos do Gerenciamento da Integração é o desenvolvimento do termo de abertura do projeto que possui entradas, ferramentas e técnicas além de saídas que determinam o que deve ser feito neste processo. Neste processo temos como saída o termo de abertura que é o artefato gerado no processo e que será utilizado em diversos outros processos definidos no guia PMBoK.
Bibliografia
- Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBoK), 4º edição. Pensylvania, PMI, 2008.
- PMP Use a Cabeça!
- HELDMAN, Kim. Gerência de projetos, Guia para o exame official do PMI. 5º edição, PMI. Campus, 2009.
