Gestão de Projetos
Project Management Office
Conceito e evolução desta entidade tão atual
De que trata o artigo:
Estrutura organizacional de apoio ao gerenciamento de projetos e portfólio nas organizações – Escritório de Projetos.
Para que serve:
O escritório de projetos, a depender da maturidade organizacional, pode fornecer suporte metodológico, coaching aos gerentes da organização, além de sugerir uma administração centralizada do portfólio de projetos da organização permitindo um ponto de contato único e de apoio a decisão.
Em que situação o tema é útil:
Além de ser uma tendência na área de gerenciamento, a implantação de escritórios de projetos permite uma evolução, capacitação e maturidade da organização no alcance de sucesso em seus projetos.
Apesar da disciplina de Gerência de Projetos ser um tema atual e que mobiliza cada vez mais esforços para seu desenvolvimento, a humanidade realiza projetos desde seus primórdios. Frame [Frame 1995] relata que caçadas organizadas pelos nossos ancestrais pré-históricos foram projetos, bem como a construção das Pirâmides Egípcias, da Grande Muralha da China e mais recentemente o Projeto Manhattan, que construiu a primeira bomba atômica, ou o Projeto Apollo, que permitiu ao homem pisar em solo lunar. Ainda podemos considerar um Programa as conquistas de Alexandre “O Grande”, onde cada cidade a ser conquistada era um projeto que contribuía para um único objetivo estratégico, expandir as fronteiras de Alexandria.
Ainda de acordo com Frame [Frame 1995], todos executamos projetos em nosso dia-a-dia, a maioria deles de maneira inconsciente e isso vem sendo feito rotineiramente há cerca de dez mil anos. Frame [Frame 1995] e Codas [Codas 1987] relatam também a história recente do Gerenciamento de Projetos, quando este passa a ser visto como uma disciplina, durante a Segunda Grande Guerra, e inclusive da primeira concepção de Project Management Office (PMO), fundado pela Marinha Estadunidense dirigido, primeiramente, para implantação de plantas industriais e posteriormente a projetos militares ligados à corrida espacial.
Hoje o gerenciamento de projetos é uma das disciplinas que mais crescem em todas as áreas da indústria mundial, segundo Rad & Raghavan [Rad & Raghavan 2000], e seu objetivo principal é manter uma relação lógica e eficiente entre o escopo, tempo, custo e qualidade do produto do projeto, ou seja seus objetivos. Apesar disso, os autores enfatizam um índice muito alto de falhas em projetos.
Na visão de Crawford [Crawford 2000] os motivos para os altos índices de falhas e aparente ineficácia de muitos projetos convergem para um ponto principal, a falta de processos adequados e padronizados de gerenciamento. Segundo o autor, a falta de procedimentos, metodologia e padrões é o fator principal para o fracasso de projetos, contribuindo para isso um baixo nível de treinamento específico dos gerentes de projetos.
Dai & Wells [Dai & Wells 2004] demonstram em seu estudo a correlação de algumas práticas de gerenciamento de projetos com resultados reais, complementando a visão de Crawford [Crawford 2000] que a gestão adequada do conhecimento gerado pelos projetos é também um importante fator de sucesso. A organização tem que conhecer bem seus projetos para garantir-lhes o acesso privilegiado a recursos de forma a produzir os melhores resultados possíveis.
No complexo contexto da atual indústria fica claro que produzir de forma mais eficiente, com maior capacidade em coordenar esforços e melhor controle sobre as atividades organizacionais, é um fator determinante para o sucesso do empreendimento. Permitindo, inclusive, respostas mais rápidas aos estímulos externos de mercado. Esse é o foco da disciplina de Gerência de Projetos e de seu desenvolvimento: eficiência produtiva com planejamento, coordenação, controle e gestão de mudanças.
Nesse cenário, o PMO surge como uma estrutura organizacional responsável por apoiar o gerenciamento de projetos nas organizações fornecendo a infra-estrutura necessária para um gerenciamento corporativo de projetos.
No decorrer desse artigo, mostraremos a evolução do PMO, os tipos já propostos e os aceitos na atualidade com suas principais características.
O Project Management Office
Ao longo dos anos diversas definições do que vem a ser um PMO foram propostas. Encontramos os mais variados entendimentos como, por exemplo, em Block [Block 1997] que afirma “PMO pode ser qualquer coisa que a organização queira que ele seja”. Restringindo um pouco a amplitude da definição, Barcaui [Barcaui 2001] coloca que o principal ponto é que o PMO é constituído para servir as necessidades de gerenciamento de empreendimentos, o que é reafirmado por Duggall [Duggall 2001] onde define PMO como uma estrutura formalizada que direcionada ao suporte da comunidade de gerência de projetos da organização. Crawford [Crawford 2000] o coloca como um provedor de serviços e processos completos para gerenciamento de projetos, e Kate [Kate 2001] o vê como uma unidade de negócio focada na eficiência do gerenciamento de projetos.
Independente das diferenças e amplitude de responsabilidades que cada autor defende que o PMO deva ter, de forma geral, a academia e as empresas enxergam no PMO uma entidade que tem como principal objetivo alavancar a qualidade da gerência de projetos dentro das organizações. Nesse contexto, a definição do PMBoK [PMBoK 2009] (ler Nota 1) parece ser consoante com o entendimento atual do que vem a ser um Escritório de Gerência de Projetos:
Um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio. As responsabilidades de um PMO podem variar desde o fornecimento de funções de suporte ao gerenciamento de projetos até o gerenciamento direto de um projeto.
Nota 1. PMBoK
O Project Management Body of Knowledge (PMBoK) é um padrão aprovado pela ANSI, e reconhecido pelo IEEE através do padrão 1490-1998. Ele descreve um conjunto de práticas consolidadas sobre gerenciamento de projetos que podem ser aplicadas em qualquer tipo de projetos (incluindo processos de desenvolvimento de software).
O PMBoK define projeto como “um empreendimento temporário cujo objetivo é criar um produto, serviço ou resultado distinto e único”.
Um projeto é temporário, pois apresenta datas de início e término definidas. O término do projeto pode ser determinado por vários motivos, por exemplo: cumprimento dos objetivos determinados, abandono do mesmo. Cada projeto produz um produto único, mesmo havendo semelhanças entre diversos projetos, cada projeto possui metas, diretrizes, e envolvidos distintos. Além disso, um projeto tem como característica a elaboração progressiva. Na elaboração progressiva, a especificação do projeto vai sendo refinada ao longo do ciclo de vida do mesmo. "
[...] continue lendo...