Aprimorando o Gerenciamento de projetos com mapeamento de processos - Revista Engenharia de Software Magazine 40

Na literatura de Administração de Empresas e Empreendedorismo, muitos são os caminhos para criação, desenvolvimento e firmação de uma Empresa. A criação de uma empresa pode ser motivada por uma ideia, necessidade ou oportunidade. Diante do fator motivador, as ações para transformação de uma ideia em produto são inúmeras, até que a empresa possa fabricar o produto de maneira contínua. Mas apenas a fabricação do produto não é suficiente. Existem fatores não previsíveis como o mercado, concorrentes, custos, clima, entre outros, que podem prejudicar o funcionamento organizacional e a comercialização de seu produto ou serviço. Entender o funcionamento da empresa e seus diferenciais perante os concorrentes é fator essencial para a firmação da empresa.

Para manterem-se na frente, muitas empresas investem em novos produtos, mercados, inovação e fidelização de clientes. Cada uma dessas ações deve ser gerenciada de maneira que o risco de perda seja reduzido e o retorno do projeto maximizado. Dessa forma, pode-se dizer que a chave para o sucesso empresarial reside na capacidade de atrair e realizar projetos com sucesso.

Cada projeto tem sua particularidade e exige um número grande de envolvidos trabalhando juntos. Um desses envolvidos é a própria organização, que no momento do seu processo de criação, desenvolveu sua missão, visão, valores, objetivos estratégicos e identificou suas atividades, buscando sempre executá-las de forma eficiente.

Diante desse cenário complexo de funcionamento da empresa, surge o papel do Gerente de Projetos (GP), que segundo MULCAHY, tem como alguns de seus papéis, coordenar interações entre o projeto e as principais partes interessadas da empresa, identificar quais fatores ambientais da empresa podem ter influência sobre o projeto e, quando disponível a informação, considerar os ativos de processos organizacionais (processos, procedimentos e informações históricas) no desenvolvimento do plano de projeto.

A busca por informações a ser realizada pelo GP visa a compreensão da situação atual da empresa, informada em suas metas, planos e objetivos, permitindo ao mesmo perceber onde será o resultado do projeto. Essas informações o GP utilizará no desenvolvimento do seu plano de projeto, buscando o alinhamento entre as áreas de conhecimento, citadas pelo PMBOK (4ª Edição) – integração, escopo, tempo, custo, recursos humanos, aquisições, qualidade, riscos – e o planejamento estratégico empresarial. Cada plano de uma área do conhecimento será desenvolvido em cima da premissa principal da visão empresarial, permitindo o projeto como um todo fazer parte do objetivo da organização. Isso poderá evitar que um projeto, após um tempo de planejamento, possa não ser aprovado ou ser descontinuado por ir de encontro à maneira do funcionamento empresarial.

Por meio deste artigo busca-se a construção de conhecimento em torno do tema estudado, analisando a influência dos modelos gerados pelo mapeamento de processos organizacionais diante do gerenciamento de projetos na organização. Por isso, nós tentaremos preencher a lacuna entre a determinação dos processos de negócios, que deve representar a visão da empresa, e o planejamento de projetos, no qual muitos gerentes não prosseguem com seus projetos por estes não estarem alinhados aos objetivos da empresa. Observa-se que o foco deste artigo detém-se aos conceitos superficiais de mapeamento de processos e gerenciamento de projetos, considerando que o leitor possua um conhecimento prévio nas áreas citadas. Por fim, apontam-se maneiras de utilização dos modelos de mapeamento de processos no desenvolvimento dos planos de gerenciamento de projetos.

Fatores Ambientais

Segundo o PMBOK (PMI - 4ª Edição), projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Trabalhando com projetos, o Gerente de Projetos (GP) deve aplicar todo seu conhecimento, habilidade, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender seus requisitos, visando atingir o nível de qualidade exigido pelo cliente. O GP enfrenta a todo o momento restrições conflitantes, tais como escopo, cronograma, orçamento, recursos, qualidade e riscos, onde a alteração em uma delas poderá ocasionar mudanças, positivas ou negativas, impactantes ou não, nas outras restrições. Isso demanda um alinhamento com o tratamento dessas restrições de acordo com a prioridade definida na organização.

O PMBOK trata os fatores ambientais da empresa como um termo chave, que cerca ou influencia o sucesso de um projeto. Nesses fatores estão incluídos a cultura, a estrutura e os processos organizacionais. Os fatores ambientais são considerados didaticamente como entrada para a maioria dos processos de planejamento do projeto e podem restringir as opções de gerenciamento de projeto. Por exemplo, no processo Desenvolver o termo de abertura do projeto, que tem como algumas de suas entradas os fatores ambientais e os ativos de processos organizacionais. Para desenvolver esse termo, o GP precisa saber qual a ideologia central de funcionamento da empresa, se a mesma baseia-se em lucro ou qualidade, se tem uma atitude conservadora ou com ações ambiciosas, se seus projetos são de longo ou curto prazo, entre outras informações. Como ativo de processo organizacional, pode-se observar quais os processos básicos para o funcionamento da empresa, independente de pessoas, se os mesmos são duradouros e preparados para mudanças, se os mesmos representam o funcionamento real da empresa e quais princípios esses processos estão sendo guiados.

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