Ferramentas para Gestão de Projetos - Revista Engenharia de Software Magazine 45

A cada dia cresce a necessidade de adoção do gerenciamento de projetos em pequenas, médias e grandes empresas. Sua importância está relacionada à redução de custos no desenvolvimento de projetos, cumprimento de prazos, eficácia no resultado final e mensuração de resultados. Além disso, é importante destacar que o gerenciamento de projetos precisa evoluir e se adaptar constantemente às necessidades cada vez mais dinâmicas das organizações.

O desenvolvimento de software é uma atividade complexa, envolvendo inúmeros fatores que são imprevisíveis e de difícil controle, como volatilidade dos requisitos do software e prazos. Esses fatores fazem com que o produto final não atenda às expectativas ou, até mesmo, às necessidades do cliente, além de exceder o prazo e o orçamento previsto. A partir disso, um gerenciamento eficaz tem se tornado de fundamental importância para se obter sucesso no desenvolvimento de software.

Para que um projeto de software seja bem sucedido, é necessário que alguns parâmetros sejam analisados como, por exemplo, o escopo do software, os riscos, os recursos necessários às tarefas a serem realizadas, os marcos de referência a serem acompanhados, os esforços e custos aplicados, além da sistemática a ser seguida, entre outros fatores.

Atualmente, a prática do gerenciamento de projetos está em crescimento, devido ao surgimento de ferramentas open source (código aberto de software). A principal função dessas ferramentas é administrar de forma mais organizada e eficiente os processos de um projeto e sua gestão. Entretanto, nem sempre essas ferramentas possuem os recursos necessários para uma gestão completa, que não permitem a visualização de um projeto como um todo. O conhecimento e aplicação destas técnicas têm relação direta com a garantia de obtenção das metas das organizações (PRADO, 2009).

Quando se aplica o gerenciamento de projetos ao desenvolvimento de um projeto de software, é importante que o gerente e a equipe visualizem todo o processo. Além disso, alguns parâmetros precisam ser corretamente analisados, como por exemplo, o escopo do projeto, riscos, recursos necessários, tarefas, indicadores para acompanhamento, esforços e custos, e a linha de raciocínio a ser seguida.

Uma característica necessária nos profissionais envolvidos com gerência de projetos é o dinamismo, a sua capacidade de lidar com múltiplas tarefas e a habilidade de não perder nenhum detalhe. Muitas vezes organizar datas e conteúdo de uma única tarefa a ser realizada em longo prazo exige uma visão estratégica do profissional (CIRIACO, 2009).

Para auxiliar na coordenação de todas as informações que envolvem o projeto do início ao fim, surgem diversas ferramentas, tanto desktop quanto online, que oferecem recursos para a organização de suas tarefas, estipulando metas e, em alguns casos, com suporte para trabalhos em equipe.

O uso de ferramentas de gestão de projetos torna-se indispensável para garantir resultados positivos no desenvolvimento de um projeto, pois permite saber quais métodos e processos de trabalhos utilizados, e visualizar informações em tempo real ao alcance de toda a equipe envolvida. Porém, é preciso conhecer os recursos tecnológicos de cada ferramenta e analisar as reais necessidades da implantação de acordo com o projeto.

Ao optar pelo uso de ferramentas de gestão de projetos, as organizações podem estar certas de que estão investindo corretamente, executando projetos com sucesso e resultando em vantagens planejadas, maximizando a utilização de recursos, fornecendo ferramentas de colaboração para conectar equipes dispersas e mantendo visibilidade e controle sobre o projeto através de relatórios e mensuração de resultados (PAUMGARTTEN, 2010).

O Gartner Group divulgou o resultado de uma pesquisa realizada em 2010 sobre os problemas enfrentamos pelas organizações quando não implantam ferramentas para auxiliar na gestão de projetos. Os resultados foram:

·51% de todos os projetos extrapolam o orçamento ou ultrapassam o prazo final;

·15% dos projetos falham completamente;

·94% dos entrevistados reportaram que implementando uma metodologia de gerenciamento de projetos, adicionou valor às suas organizações;

·Software de gerenciamento de portfólio de TI pode reduzir custos de 2 a 5%, melhorar produtividade entre 20 e 25%, e elevar de 10 a 15% a receita para projetos mais estratégicos.

Grande parte dos problemas acima poderia ser minimizada não só com uma boa metodologia adaptada às necessidades das organizações. Além disso, é muito importante ter uma ferramenta adequada a essa metodologia. A ferramenta deve ser realmente adequada à metodologia de acordo com suas necessidades e apoiar a metodologia, e não o contrário (PAUMGARTTEN, 2010).

A implementação de uma ferramenta de gestão de projetos deve ser conduzida como um projeto, com início, meio e fim. Todas as áreas do conhecimento com seus processos, entradas, ferramentas e técnicas, e saídas podem e devem ser utilizados para gerenciar um projeto dessa natureza (VIEIRA, 2008).

Em 2009 foi realizado um Estudo de Benchmarking pelo PMI Brasil sobre a prática do gerenciamento de projetos e utilização de ferramentas em trezentas empresas brasileiras. As empresas participantes responderam a um questionário eletrônico na Internet com pouco mais de cem perguntas, as quais foram utilizadas como base para o desenvolvimento dessa pesquisa. O resultado mostrou que 91% dessas organizações possuem baixo nível de resistência em relação à prática da gestão de projetos, e que 80% dessas empresas utilizam ferramentas para gerenciar projetos. A Figura 1 lista as principais ferramentas utilizadas por essas empresas, de acordo com a pesquisa. Dessas ferramentas, cinco foram selecionadas para descrever seus principais recursos e funções. 

Project Builder

De acordo com o site dessa ferramenta, a Project Builder foi desenvolvida pela empresa homônima e é baseada nas práticas do PMI. Funciona em plataforma web e é utilizada na gestão de projetos, podendo ser acessada de qualquer lugar. Essa ferramenta se encaixa em pequenas e médias empresas de diversos setores e possui recurso como solução cloud computing (computação em nuvem). O foco principal é a integração de pessoas envolvidas (equipe, clientes e fornecedores), além da visão do plano estratégico, tático e operacional dos projetos.

O software permite integração com o MS Project, podendo exportar e importar os projetos do software da Microsoft. Também permite exportação de seus relatórios e EAP (estrutura analítica de projetos, Figura 2) para o Excel. A Figura 2 mostra a tela inicial da ferramenta, com projetos, responsáveis, prazo, status e prioridades.

 As principais funções de apoio ao gerente de projetos são:

·         Funcionalidades configuráveis de acordo com a maturidade e características dos projetos;"