Scrum e o gerenciamento de projetos – Revista Engenharia de Software Magazine 44 - Parte 3

Independente do método utilizado para executar e gerenciar projetos, a comunicação continua sendo a área mais importante quando se fala do sucesso em projetos. Simplesmente porque a comunicação precisa acontecer para que o projeto seja entendido, executado e entregue.

Outro objetivo fundamental da comunicação é manter a gerência sênior das empresas envolvidas com o projeto informadas sobre o andamento do mesmo. Entende-se gerência sênior, neste caso, como o patrocinador do projeto (Sponsor) e as demais gerências compostas pelo corpo diretivo responsável pelo projeto, tanto na empresa executora quanto na empresa contratante.

Esta comunicação tem o objetivo principal de posicionar e informar. Normalmente estes posicionamentos são requisitados periodicamente e geralmente incluem análises de valor agregado, marcos principais (milestones), últimas realizações do período, principais riscos, situação financeira atual do projeto, entre outras informações relevantes que podem variar um pouco de acordo com o projeto e com a necessidade de informação das gerências.

Quando o projeto está no início, ou quando está tudo bem controlado e o cliente satisfeito, a comunicação visando posicionar e informar costuma ser desvalorizada, feita de uma forma resumida demais e deixando de ser um valor real para quem as recebe, ou seja, deixando de informar aos interessados dados importantes sobre o projeto. Este comportamento faz parecer que a comunicação não é necessária quando tudo está indo bem.

Por outro lado, quando o projeto está com problemas, ou em fases críticas, um simples relatório de situação do projeto (Status Report) pode ser um drama para um gerente ou para uma equipe despreparada, e que principalmente não estava informando e posicionando desde o início do projeto. Sendo assim, o primeiro recado é que a comunicação deve ser realizada sempre, durante todo o ciclo de vida do projeto.

A tarefa de comunicar e informar sobre o andamento do projeto deve ser simples, e é obrigatória para qualquer gerente. Porém, esta atividade que deveria ser simples, pode se tornar um pesadelo pelo simples fato da equipe de gerenciamento não manter informações atualizadas e bem documentadas sobre o projeto. Esta falta de informação centralizada faz com a equipe tenha que sair correndo atrás dos dados no dia da apresentação do Status Report, ou após a ligação da gerência sênior pedindo informações atualizadas.

Buscando evitar este tipo de problema e facilitar a comunicação geral de um projeto, este artigo se propõe a apresentar um modelo de união de alguns artefatos de comunicação do gerenciamento tradicional, com outros existentes no gerenciamento ágil, mais especificamente no framework do Scrum, com o objetivo de interligar todas as partes interessadas de um projeto através de informações corretas e bem distribuídas.

Conceitos de gerenciamento ágil e tradicional

Alguns conceitos importantes para o entendimento do Scrum foram descritos nas primeiras duas partes desta série de artigos, que foram publicadas nas Edições 41 e 43 da Engenharia de Software Magazine.

O framework do Scrum é uma das práticas ágeis mais utilizadas atualmente, principalmente por trazer benefícios ao gerenciamento de projetos de software. Um destes benefícios mais evidentes é a forma com que o Scrum propicia a visualização dos trabalhos do projeto de forma direta, objetiva e simples.

Apoiado na qualidade do Scrum de contribuir para uma comunicação mais eficaz e eficiente, será demonstrado aqui como comunicar as informações mais relevantes para um acompanhamento de um projeto que está sendo executado. O acompanhamento poderá ser realizado pelo time de execução, pela equipe de gerenciamento operacional e pela gerência sênior.

Mais uma vez, como nos artigos anteriores desta série, mostraremos como o Scrum complementa o gerenciamento tradicional, assim como o gerenciamento tradicional apóia o Scrum. Porém, não iremos comparar o Scrum a nenhuma abordagem tradicional específica, mas sim tratar o gerenciamento de projetos como uma área de conhecimento geral, com seus aspectos comuns em várias abordagens de mercado.

A primeira parte tratou de papéis e responsabilidades, a segunda falou das práticas, ferramentas e técnicas. Por fim, nesta terceira parte, falaremos dos artefatos existentes nas duas abordagens, agindo de forma complementar e influenciando diretamente no resultado da comunicação do projeto."

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