Artigo SQL Magazine 73 - Estudos de Caso – Projeto de Banco de Dados para Reembolso

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Modelagem da estrutura de armazenamento de dados para um sistema de controle dos reembolsos.

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De que trata o artigo?

Modelagem da estrutura de armazenamento de dados para um sistema de controle dos reembolsos.

Para que serve?

Oferecer um modelo inicial para a construção de um sistema que gerencia o ressarcimento de valores, podendo ser adaptado para diversos outros projetos que necessitem de um controle de contas e gastos que devem ser justificados.

Em que situação o tema é útil?

O modelo de dados para um sistema que gerencia o reembolso de despesas de funcionários em viagens a trabalho e por conta da empresa. O modelo apresentado neste artigo é útil para a construção de sistemas que lidem com o ressarcimento de valores decorrentes de gastos, além de gerenciar a aprovação e notificação do ressarcimento. A partir do modelo sugerido, pode-se modificar as entidades, atributos e relacionamentos para adequar a estrutura de acordo com outros tipos de sistemas que lidem com o reembolso de despesas e custos de uma empresa.[/lead]

Os funcionários e colaboradores de uma empresa precisam de diversos recursos para realizarem as suas atividades. Dentre os principais recursos destacam-se pequenas despesas e gastos com fornecedores diversos que são comuns em situações onde o profissional deve se deslocar para poder realizar o seu trabalho.

Devido à natureza destas despesas e características como baixo custo, aleatoriedade e independência de um fornecedor específico, o profissional possui uma certa liberdade para escolher onde e como estas despesas serão pagas. Além disso, este gasto é suportado por algum acordo firmado entre o profissional e a empresa, que deve indicar como será o ressarcimento do que foi gasto por meio de um processo de reembolso, ou seja, a empresa pagará para o funcionário aquilo que ele gastou com o seu dinheiro desde que o gasto seja justificado e realizado com fins profissionais e que atendam aos objetivos do negócio.

Assim como qualquer outro recurso da empresa que é disponibilizado para seus funcionários e colaboradores, gerenciar o reembolso dos gastos requer um modelo adequado para organizar e controlar o caixa, pois caso contrário há margem para abusos e uso indevido dos recursos. Além disso, é preciso armazenar informações relacionadas à aprovação, estimativa, saldo, histórico, notas fiscais e outras entidades que compõem um modelo de banco de dados utilizado por um sistema de controle de reembolso.

A partir deste cenário este artigo apresentará como montar um modelo de banco de dados que pode ser utilizado por qualquer empresa que tenha um acordo de reembolso com seus funcionários ou colaboradores. O modelo conta com diversas entidades que abordam os principais aspectos relacionados ao controle e gerenciamento de despesas em uma empresa que possui um departamento de vendas cujos funcionários precisam viajar para atender aos seus clientes.

Apesar de contemplar diversas situações, o modelo apresentado neste artigo é simples e pode ser estendido para diferentes tipos de controle de reembolso ou adaptado visando a integração com o módulo de contas a pagar e receber de um software ERP já customizado e implantado na empresa.

[nota]Software ERP: ERP (do inglês Enterprise Resource Planning) são os sistemas de informações que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, etc.) e sob a perspectiva sistêmica (sistema de processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio a decisão, etc.). Estes sistemas envolvem a parte administrativa da empresa e geralmente são de missão crítica, pois envolvem processos fundamentais para o funcionamento da empresa.[/nota]

[subtitulo]Entendendo o cenário[/subtitulo]

Para entender como funcionará o controle de reembolso em uma empresa é preciso primeiro delimitar o escopo e escolher um cenário típico onde há a utilização desta forma de pagamento. Neste artigo vamos considerar uma empresa de tamanho médio que possui um departamento de vendas com 50 funcionários ou colaboradores e que cada funcionário deste departamento possui um superior imediato. Neste cenário é comum encontrar diversas oportunidades de vendas em locais distantes, ou seja, é preciso enviar os vendedores até o local para uma visita aos clientes, fornecedores ou parceiros. Na maioria das vezes o transporte é controlado e pago diretamente pela empresa, porém as despesas com alimentação, hospedagem, translado e outros itens devem ser pagos pelo funcionário e, dependendo do tipo de acordo de reembolso, a empresa deve efetuar o ressarcimento dos custos no início do próximo mês com prazo máximo de 60 dias.

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