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Melhorando processos: Usando Ciclo de Deming – PDCA

Veja neste artigo uma descrição de como utilizar o Ciclo de Deming - PDCA para melhorar seus processos, atividades e serviços, além de entender um pouco sobre de onde ele surgiu e como funciona.

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Olá pessoal,


Hoje vou falar sobre um método de como melhorarmos nossos serviços, atividades e processos.

Esse método é amplamente aplicável e já bastante conhecido por todos. É o ciclo PDCA(PLAN-DO-CHECK-ACT).



Do que se trata?

O PDCA é também conhecido como ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming, é um método de desenvolvimento que tem foco na melhoria contínua. Esse ciclo foi idealizado por Shewhart e divulgado por Deming, quem efetivemante o difundiu, isso ainda nas décadas de 20 e 30.




Contudo, não se deixem levar por desconfianças quanto a este método que só foi difundido em meados da década de 20, muito pelo contrário, nunca esteve tão em alta se tratando de Gestão e nunca esteve tão em tendência por ser adotado por métodos e padrões de qualidade reconhecidos  e amplamente utilizados no mercado como ITIL, COBIT, PMBoK, ISOs…

Quem atua ou já sentiu o cheiro de Gestão de processos/atividades/serviços conhece  muito bem este método. Se não o conhecer, muito provável que você já o tenha aplicado ou até o está aplicando e não o sabe!  Muito por conta dele estar implicitamente ligado aos padrões de qualidade mais adotados do mercado, como citei acima. :)

Sua facilidade de aplicação se dá por conta de sua simplicidade de atuação. Seus princípios são de tornar mais claros e ágeis os processos envolvidos na execução da gestão, como por exemplo, na gestão da qualidade.


Evolução e maturidade

O PDCA evoluiu com os princípios de que as pessoas ou as organizações que desejam atingir um objetivo, necessitam planejar e controlar as atividades a ela relacionadas(Lembrem-se disso, esse é o fundamento básico da Governança e como eu tinha-lhes dito, o PDCA é de meados da década de 20 e a Governança é um conceito recente e olha a Governança ai usando fundamentos do PDCA…).

Nos seus princípios preconiza-se que é necessário se estruturar uma estratégia focando ações para tentar-se atingir um objetivo. Com as ações em curso, acompanhar e identificar o que se está fazendo de errado ou o que poderia ser melhorado.

O interessante é que ao se passar por um primeiro ciclo,  geralmente não se consegue alcançar o objetivo, mas é identificado vários fatores que o impediram de ter sido alcançado. Um foco inicial nos impedimentos que evitaram que o objetivo fosse alcançado. E ai sim, nos próximos ciclos, esses impedimentos serão cada vez minimizados até nos ciclos posteriores se conquistar o objetivo.

Lembrem-se nem Rocky derrubou Apolo no primeiro punch. Como nós, meros mortais desbravadores dos emaranhados de processos da TI conseguiremos atingir um objetivo competitivo de primeira?




 Quais seus objetivos e tipos de metas a serem atingidos?

Há dois tipos de metas:  metas para se manter e metas para se melhorar.

Metas para manter:

Processos que a importância maior está em manter a funcionalidade básica ou continuar com uma meta padrão já estabelecida. Como por exemplo,  manter um backlog  de ligações sem atendimento sempre em 0. Teríamos, então, qualidade padrão, custo padrão, prazo padrão, etc.

     Metas para melhorar:

         Praticar novas ações com finalidade de obter resultados ainda melhores. Por exemplo, reduzir o índice de atraso de um projeto de 20% para 10%.

Além disso, importante salientar que  a utilização do PDCA promove um aprendizado contínuo dos processos e a sua “melhoria contínua” ocorre quanto mais “ciclos” forem executados. Mais conhecimento dos processos se obtém e uma maior maturidade é adquirida sempre que o ciclo se completar.



“Não preciso melhorar o que já está razoável.”

Lembro-os que mesmo os processos considerados bons são passíveis de melhorias, nada é excepcionalmente bem estruturado que nada mais possa se fazer. Principalmente para nós,  da área da Tecnologia da Informação, cujos métodos, processos, infraestruturas e tecnologias se modificam e se inovam cada vez mais velozmente.

O Ipod não foi uma obra-prima? Depois veio o Ipod Touch, depois o Iphone, depois o IPad….. Já pensou se Steve Jobs estivesse satisfeito desde o primeiro ipodzinho?



 Como esse ciclo PDCA de fato é utilizado?

PDCA significa PLAN-DO-CHECK-ACT ou PLANEJAR-EXECUTAR-VERIFICAR-AGIR. E seus 4 principais passos mais especificamente são:

Plan(Planejamento)

Aqui que devemos elaborar um plano de ação focando em:  estabelecer os objetivos a serem alcançados,  estabelecer o caminho a ser traçado até que o objetivo seja atingido e definir o método que deve ser utilizado para consegui-los.

É nessa etapa que devemos estabelecer metas ou identificar os problemas que impedem o atingimento dos objetivos.

    Do (Execução):

É a parte da execução propriamente dita e o seu acompanhamento com base em relatórios para uma posterior análise.

É aqui que se realiza e se executa as atividades conforme o plano de ação estruturado na fase Plan.

    Check (Verificação):

                Nessa parte devemos monitorar e avaliar periodicamente os resultados, avaliar processos e confrontá-los com o resultado planejado.

Nesta fase onde se é  detectado os erros ou falhas do percurso inicialmente traçado.

    Act (Ação):

Por final, nesta parte deveremos agir de acordo com o avaliado e os seus relatórios, e com base nessas informações, se necessário, determinar novos planos de ação,  de forma a melhorar a qualidade, eficiência e eficácia e corrigindo eventuais falhas.

Em suma, é aqui que será aplicado as ações corretivas, ou seja, a correção da falhas encontradas no passo anterior. E a partir daqui, terminada a investigação das causas das falhas ou desvios no processo, deve-se repetir, novamente o ciclo de forma a melhorar cada vez mais o sistema e o método de trabalho.



Bom pessoal, espero que vocês tenham gostado. Fiquem a vontade para discutirmos nos comments.

Até a próxima.


Valdyr M. Amorim

www.debyte.wordpress.com

Gestão, Gerenciamento de Serviços, Governança, Qualidade e Internet.




Analista na área de Gestão de Processos e Auditor certificado em ITIL v3(Gestão de Serviços),COBIT v4.1(Governança),ISO 9001(Gestão da Qualidade),ISO20.000 (Gestão de Serviços),ISO27.002(Gestão da Segurança da Informação),entre ou [...]

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