Processo
Colaboração em Processos de Aquisição de Software
De que trata o artigo:
Utilizando o Modelo de Colaboração
Para que serve:
O objetivo deste artigo é apresentar os problemas específicos relacionado à colaboração em processos de aquisição de software e indicar algumas das possíveis soluções para estes.
Em que situação o tema útil:
O tema é útil para organizações que adquirem softwares produzidos por terceiros e que desejam melhorar seu processo de aquisição, com o fim de torná-lo eficiente e eficaz.
Organizações que tenham necessidades de adquirir software e serviços relacionados se deparam frequentemente com problemas inerentes ao trabalho colaborativo, que se caracteriza pelo trabalho através da interação entre diversos indivíduos. Os desafios e problemas de interação não possuem uma solução simples, como um produto único disponível no mercado, e não podem ser tratados somente por meio de ferramentas. Os desafios podem envolver desde a integração de pessoas com perfis profissionais diferentes até as dificuldades de identificação das necessidades de aquisição, dado que cada stakeholder tem sua própria visão e abordagem. Para ilustrar a situação considere o seguinte cenário:
· Equipes de departamentos jurídico e técnico discutindo questões legais sobre contratos de software;
· Analistas de requisitos discutindo e obtendo aprovação de requisitos, junto aos usuários;
· O gerenciamento do contrato, o qual poderia ser verificado, ou mesmo renegociado, a cada nova versão do sistema com o cliente.
O objeto da aquisição definido pelo Guia de Aquisição do MPS.BR é “o produto de software propriamente dito, bem como serviços tipicamente relacionados ao desenvolvimento, implantação, suporte à operação e manutenção do software.” O processo de aquisição trata das atividades relacionadas à contratação deste objeto, com o fim de criar e manter uma relação entre cliente e fornecedor em que expectativas de incorporação e entrega de sistemas sejam atendidas. Esse processo pode ser descrito através de quatro fases:
1. preparação da aquisição
2. seleção do fornecedor
3. monitoração do fornecedor
4. aceitação pelo cliente
O problema
Para atender novas demandas organizacionais por tecnologia de informação, pode ser necessário:
· Desenvolver novos sistemas no lugar dos que já existem;
· Desenvolver sistemas que reutilizem os que já existem ou realizar serviços para sua manutenção;
· Contratar outra empresa que realize as atividades mencionadas acima;
· Adquirir sistemas gratuitos que atendam às necessidades.
Caso a decisão tomada seja por contratar o desenvolvimento, será necessário, em linhas gerais: definir as necessidades que o sistema atenderá; selecionar o fornecedor; criar um ou mais contratos, formalmente ou informalmente definido, dependendo do nível de cerimônia combinado com o contratante; estabelecer meios de comunicação com o fornecedor e acompanhar o cumprimento do contrato; e, por fim, aceitar ou não o sistema.
Esse processo poderia se repetir diversas vezes. Por conta disso, surgem questões indagando se a forma de trabalho auxiliou na integração e na comunicação entre os interessados no projeto, ou se o conhecimento adquirido, que poderia ser útil para novas aquisições, foi registrado adequadamente.
O Guia de Aquisição do MPS.BR e a Colaboração
O Guia de Aquisição do MPS.BR é um modelo de referência para processos de aquisição de software. Ele define que esses processos são constituídos de atividades, as quais são executadas em fases específicas e possuem produtos como pré-condições ou pós-condições. Essas fases são:
1. Preparação da aquisição: trata da definição de necessidades, requisitos de software, metas e critérios de aceitação do software a ser contratado, bem como a definição do plano da aquisição; aqui se busca entender as necessidades do sistema a ser adquirido;
2. Seleção do fornecedor: trata da preparação e negociação de contratos com fornecedores e avaliação e seleção destes;
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