Este artigo apresenta conceitos e boas práticas PMI relacionadas à elaboração de cronogramas para aprimorar o gerenciamento do tempo de projetos de software.
Em que situação o tema útil
O tema é útil a todo gerente de projetos que estiver envolvido com a elaboração do cronograma de projetos de software.
Resumo DevMan
Este artigo apresenta diversos elementos a serem levados em consideração durante a elaboração e atualização de cronogramas de projetos. Conhecer estas técnicas ajudará a reduzir os erros nesta etapa que é tão crítica para o sucesso do projeto.
Com o mercado cada vez mais competitivo, organizações com objetivos estratégicos cada vez mais arrojados e projetos cada vez mais complexos, é importante desenvolver um plano consistente que permita alcançar tais metas estratégicas. Este plano, em parte, é representado pela figura do cronograma do projeto, que tem por objetivo prover um roadmap que defina como, com que recursos e em quanto tempo o projeto fornecerá suas entregas e pacotes de trabalho mapeados durante a etapa de definição do escopo.
Neste artigo veremos como desenvolver um cronograma com base nas melhores práticas PMI (Project Management Institute).
Motivadores – Problemas de prazo e orçamento nos projetos
Projetos entregues fora do prazo podem significar, em vários casos, um atraso relevante no lançamento de um produto ou serviço estratégico para a empresa, acarretando em perdas de cliente e receita.
De acordo com o 7º Fórum Nacional de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos realizado no Rio de Janeiro em Novembro de 2010, 60,2% das organizações que participaram da pesquisa apontaram o não cumprimento dos prazos como o problema que ocorre com maior frequência nos projetos ( Figura 1 ).
Figura 1. Pesquisa sobre gerência de projetos – Fonte: 7º Fórum Nacional de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos (PMI Survey).
Na maioria dos casos, os atrasos são ocasionados por fatores que permeiam o projeto como, por exemplo, escopo mal dimensionado, risco mal gerenciado, requisitos incompletos e por aí vai. O prazo funciona como “ termômetro ”, que ajuda a diagnosticar a causa-raiz do problema, mostrando que algo está errado com o projeto.
Além disso, com a quantidade de situações adversas pelas quais um projeto passa ao longo de seu ciclo de vida, é necessário desenvolver cronogramas dinâmicos que acompanhem e reflitam essas mudanças, tornando claros os impactos para o gerente e o time do projeto, possibilitando assim o diagnóstico e o planejamento de ações corretivas que permitam colocar o projeto novamente no trilho.
O cronograma tem papel fundamental nisto tudo, pois retrata de forma estruturada todo o trabalho necessário e os prazos previstos para alcançar os objetivos do projeto.
Alinhamento e conceitos básicos
Antes de iniciar nosso estudo, é preciso alinhar alguns conceitos básicos de gerenciamento de projetos para embasar o tema gerenciamento do tempo do projeto e as melhores práticas para desenvolvimento de cronogramas, assunto deste artigo.
PMI
O PMI (Project Management Institute) é uma das principais instituições em Gerenciamento de Projetos no mundo. Fundado em 1969 e com sede na Pensilvânia (EUA), o PMI é uma entidade sem fins lucrativos que possui como meta principal avançar na prática, na ciência e na profissão de gerenciamento de projetos, objetivando a valorização deste tema no mercado de trabalho e em outros fóruns.
Outro ponto forte da instituição são as certificações profissionais em gerenciamento de projeto, além das publicações de Standards que fornecem padrões e melhores práticas para o gerenciamento do projeto.
PMBOK
O principal padrão para o tema gerenciamento de projeto é o Project Management Body of Knowledge, também conhecido como PMBOK. Atualmente em sua quarta edição, o PMBOK constitui a base de conhecimento em gerenciamento de projeto do PMI e contempla os processos, ferramentas e técnicas necessárias para a realização de um projeto em conformidade com as melhores práticas definidas.
O projeto, os grupos de processos e as áreas de conhecimento
De acordo com as definições do PMBOK 4ª Edição, projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Normalmente nascem a partir do desdobramento do planejamento estratégico de uma organização e da necessidade de atendimento de metas específicas.
Outro elemento utilizado para caracterizar um projeto é a sua natureza temporária, estipulando início, meio e principalmente, fim.
Cada projeto é composto por cinco grupos de processo, nove áreas do conhecimento e 42 processos de gerenciamento de projetos.
Os grupos de processo (Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento) organizam os processos de gerenciamento de projetos mais detalhadamente ao longo do seu ciclo de vida, como indica a Figura 2.
• Grupo de Iniciação – processos com foco na obtenção da autorização para a definição de um novo projeto ou fase;
• Grupo de Planejamento – processos com foco na definição do escopo do projeto, refinamento dos objetivos através dos quais um projeto é criado e desenvolvimento de ações para alcançar tais objetivos;
• Grupo de Execução – processos com foco na execução do trabalho definido na fase de planejamento;
• Grupo de Monitoramento e Controle – processos com foco no acompanhamento, revisão e ajuste do andamento e desempenho do projeto, identificando mudanças necessárias e obtendo a aprovação para a implantação das mesmas;
• Grupo de Encerramento – processos com foco na finalização das atividades de todos os grupos de processos, com o objetivo de encerrar formalmente o projeto ou fase.
Figura 2. Fases do ciclo de vida do projeto.
Estes processos não são isolados e interagem uns com os outros ao longo de todo o ciclo de vida do projeto, como podemos observar na Figura 3.
Figura 3.Interação entre processos.
As áreas do conhecimento incorporam os grupos e os processos, organizando os temas em gerências específicas. As nove áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos, de acordo com o PMBOK (veja a Figura 4 ), são:
• Gerenciamento de Integração: contém os processos necessários para garantir que os diversos elementos do projeto estão devidamente coordenados. Esta área é responsável pelo desenvolvimento do plano de projeto, execução do plano e controle de mudanças;
• Gerenciamento de Escopo: contém os processos necessários para garantir que o projeto inclui todo o trabalho requerido, e somente o trabalho requerido, para que seja concluído com sucesso. Esta área é responsável por planejar e definir o escopo do projeto, bem como monitorá-lo;
• Gerenciamento do Tempo: contém os processos necessários para garantir que o projeto seja concluído no tempo correto. Consiste de definição das atividades, sequenciamento de atividades, estimativas de duração de atividades, criação do cronograma e controle do cronograma;
• Gerenciamento de Custo: contém os processos necessários para garantir que o projeto seja realizado dentro do orçamento previsto. Consiste em planejar recursos, estimar custos, definir o orçamento e controlar os custos;
• Gerenciamento da Qualidade: contém os processos necessários para garantir que o projeto satisfaça as necessidades para as quais foi criado. Consiste em planejar, assegurar e controlar a qualidade do projeto;
• Gerenciamento de Recursos Humanos ...
