O gerenciamento de tempo é um dos pontos fundamentais em projetos de software, pois projeta para o cliente qual será o tempo gasto para desenvolver o projeto através de um cronograma. Neste contexto, o artigo apresenta o uso da ferramenta Estimative Time, proposta para visualização do processo de estimativa de duração das atividades de um projeto.
Em que situação o tema é útil
Este artigo é útil para todos aqueles que atuam em atividades de planejamento em projetos de software. Em particular, ele foca na fase de estimativa de duração das atividades de um projeto, logo após o levantamento das atividades e recursos alocados.
Resumo DevMan
Esse artigo aborda de forma detalhada o processo de estimativa de duração das atividades de um projeto de acordo com os padrões do PMBOK Guide, expondo seus conceitos e técnicas. Para visualização e entendimento desses padrões, foi desenvolvida uma ferramenta que tem capacidade de aplicar as técnicas em atividades de um projeto e, a partir dessas, criar um banco de conhecimento que sugere, a partir das estimativas aplicadas, tempos de trabalho de duração das atividades.
Autores: Vinicius Faria Defeo e Marco Antônio Pereira Araújo
O gerenciamento de projetos tem sido muito aplicado no mercado pelo fato de auxiliar na excelência, qualidade e confiabilidade no processo de desenvolvimento de projetos. Ele tem como objetivo buscar projeções de tempo, custo, recursos, qualidade e aquisições necessárias.
Dentre as áreas de conhecimento que compõem o gerenciamento de projetos, o gerenciamento de tempo atualmente é um dos pontos fundamentais, pois projeta para o cliente, a partir de levantamentos das atividades e recursos, qual será o tempo gasto para desenvolver o projeto através de um cronograma.
Atrasos na entrega podem trazer consequências negativas para a empresa desde quebra de contrato, multa por atraso e prejuízos na imagem da empresa.
Dos conceitos relacionados ao gerenciamento de tempo definidos pelo PMBOK Guide (que são: definição das atividades, sequenciamento das atividades, estimativa dos recursos da atividade, estimativa da duração das atividades, desenvolvimento do cronograma e controle do cronograma), este artigo irá focar, de uma forma detalhada, nas técnicas e conceitos da estimativa de duração das atividades a fim de apresentar a importância desse conceito no contexto do gerenciamento de tempo do projeto.
Será apresentada também uma ferramenta que foi desenvolvida baseada nesse conceito, dando a oportunidade de visualização de como a estimativa da duração das atividades pode ser realizada de uma forma prática e funcional a partir de técnicas que serão abordadas neste artigo.
PMBOK Guide
O PMBOK Guide é um livro de autoria do Project Management Institute – PMI destinado ao gerenciamento de projetos e pode ser definido tecnicamente como sendo uma norma reconhecida para a profissão de gerenciamento de projetos. É um padrão que identifica e nomeia os processos, técnicas, regras e métodos para o gerenciamento de projetos.
O conhecimento contido nesse padrão amplamente reconhecido evoluiu a partir das contribuições de experiências de gerentes de projetos em resultado das boas práticas aplicadas. Esse conteúdo pode ser aplicado em qualquer projeto de qualquer área, não necessariamente tendo que utilizar todo o seu conhecimento. A equipe, ou organização de gerenciamento do projeto, deve determinar o que é apropriado para ser utilizado.
Definição de projeto
De acordo com o PMBOK Guide (2008), projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. O término é alcançado quando os objetivos são atingidos, ou quando se concluir que esses objetivos não poderão ser atingidos, ou quando o mesmo não for mais necessário.
Definição do gerenciamento de projetos
De acordo com o PMBOK Guide, o gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. Se aplicada com disciplina durante o ciclo de vida do projeto, pode manter os riscos de fracasso em um nível baixo.
A gerência de projetos é responsabilidade de um indivíduo intitulado gerente de projetos. Esse indivíduo raramente participa ativamente nas atividades do projeto, ao invés disso, ele trabalha para manter o progresso e a comunicação entre os diversos participantes do projeto.
A abordagem tradicional identifica uma sequência de passos necessários para a conclusão do projeto. Divididos em cinco grupos de processos, distinguem-se no desenvolvimento de um projeto, e seriam:
• Iniciação;
• Planejamento;
• Execução;
• Monitoramento e controle;
• Encerramento.
Necessidade de controlar o tempo de um projeto
O gerenciamento de tempo tem destacado o êxito e sucesso de muitos projetos, e muitos deles devem possuir cuidados constantes na gestão do mesmo, do planejamento até a entrega final.
Esse processo requer disciplina para permitir corrigir, o mais rápido possível, problemas com os prazos, não deixando que se tornem graves e, em certos casos, até irreversíveis no decorrer da execução do projeto. Essa disciplina, além disso, é requerida para que as estimativas referentes às atividades fiquem dentro de uma margem de erro aceitável, ou então cada vez menor.
Os atrasos podem ocasionar uma série de consequências para a empresa nas quais se destacam, como afirma McCauley (2007), “o lançamento tardio do produto, a perda de receita antecipada e atraso em aprovisionamento para custos planejados, causando impacto na lucratividade da empresa”.
Esse prejuízo à empresa pode chegar a ser imensurável e, contraditoriamente, a pergunta chave e mais clássica em relação a essa questão do gerenciamento de tempo do projeto é: “Porque a maioria dos projetos atrasam seus prazos planejados?”. Embora essa questão seja apenas um paradigma, o que se observa na prática é que não deixa de ser uma verdade, uma vez que um número significativo de projetos atrasam seus cronogramas. De acordo com Standish Group International, avaliando projetos de TI, foi levantado que 88% dos projetos atrasam seus cronogramas, sendo que a média do atraso em relação ao cronograma inicial é de 222% (PMNetwork, 2002).
A partir dessa questão, deve-se salientar que, como afirma McCauley (2007), “nos negócios, cada vez mais a essência reside na velocidade. Por isso, é alarmante que tantos entrevistados entreguem os projetos de TI com atraso”. Como consequência de uma boa administração do tempo do projeto, conclui que “empresas que conseguem acelerar a conclusão de projetos e serviços de TI adquirem uma margem significativa, ao passo que as demais que não foram capazes disso são vítimas de competição implacável”.
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