Por que eu devo ler este artigo:Este artigo é útil a todas as pessoas que buscam as melhores práticas para o gerenciamento de projetos, pois conceitua o Guia de Gerenciamento de Projetos - PMBOK e ensina de forma prática como desenvolver o planejamento de um projeto utilizando o guia. O artigo inicia-se com alguns conceitos básicos e, em seguida, realiza a simulação de um projeto com base nas melhores práticas de gerenciamento de projetos fornecidas pelo guia.

O gerenciamento de projetos busca satisfazer os requisitos definidos para o projeto através da aplicação de um conjunto de ferramentas, conhecimento e métodos às atividades do projeto. O gerenciamento de um projeto geralmente inclui:

· A identificação dos requisitos;

· As necessidades e expectativas das partes interessadas no projeto;

· O atendimento dos requisitos e a criação de suas entregas;

· O equilíbrio das restrições conflitantes do projeto.

Para gerenciar um projeto, o Instituto de Gerenciamento de Projetos (Project Management Institute - PMI) desenvolveu um guia contendo as “boas práticas” utilizadas no desenvolvimento de projetos, o Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Project Management Body of Knowledge - PMBOK). As “boas práticas” não significam que o conhecimento descrito no guia precisa ser aplicado uniformemente em todo o projeto, mas sim, conforme as necessidades de cada um.

Atualmente, em sua quinta edição, o PMBOK é distribuído por capítulos e fornece as normas para o gerenciamento de diversos tipos de projetos, determina os conceitos relacionados com o gerenciamento de projetos e descreve o ciclo de vida do gerenciamento.

Nos dois primeiros capítulos do livro tem-se a introdução dos principais conceitos de gerenciamento de projetos. No terceiro capítulo tem-se o resumo dos grupos de processos. A descrição das interações dos processos entre as dez áreas de conhecimento e os cinco grupos de processo se encontra distribuída do quarto ao décimo terceiro capítulo.

Visando transmitir maiores informações sobre o guia PMBOK, esse artigo realiza a prática de um projeto para a criação do cadastro de clientes da empresa fictícia Comercial Ribeiro. O projeto será realizado conforme o guia PMBOK.

Grupos de processos

Processos se referem a um grupo de ações e atividades inter-relacionadas que são executadas visando desenvolver determinado produto, serviço ou resultado pré-especificado. Os processos são caracterizados pelas entradas, ferramentas e técnicas aplicadas como também, por saídas resultantes.

O guia PMBOK descreve a integração entre os processos de gerenciamento de projeto, suas interações e os seus objetivos. Os processos de gerenciamento de projetos descritos no guia são agrupados em cinco grupos de processos, os quais possuem certa dependência entre eles, são executados em cada projeto e interagem entre si.

Os grupos de processos de gerenciamento de projetos descritos no guia são: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e execução.

Processos de iniciação

Os processos de iniciação compõem os processos realizados para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto de forma a autorizar o início do projeto ou da fase. No processo de iniciação, o escopo inicial é definido, os recursos financeiros são comprometidos, os stakeholders são identificados e o gerente do projeto é selecionado.

Os stakeholders são as partes interessadas no projeto, ou seja, as pessoas que possuem algum interesse no projeto. Por exemplo: clientes/usuários, patrocinador, gerente do projeto, equipe do projeto, entre outros.

Os procedimentos indispensáveis no processo de iniciação são o desenvolvimento do termo de abertura do projeto e a identificação das partes interessadas.

O termo de abertura do projeto nada mais é do que um documento que autoriza formalmente o projeto e nomeia uma pessoa como gerente do projeto, fornecendo autoridade para o gerente utilizar recursos para as atividades inerentes ao projeto.

A identificação das partes interessadas é um documento que lista as pessoas ou organizações que serão afetadas de alguma forma pelo projeto. Essa identificação pode ser realizada através de entrevistas para listar as pessoas que possuem certo interesse no projeto e, após isso, inserir essa lista na matriz de análise das partes interessadas, matriz essa que lista as partes interessadas e realiza uma avaliação de impacto das pessoas com relação ao projeto.

Processos de planejamento

Os processos de planejamento consistem dos processos realizados para estabelecer o escopo, definir os objetivos e criar as ações necessárias para atingir os objetivos. Os processos desse grupo criam o plano de gerenciamento do projeto e os documentos que serão utilizados como referência na execução.

Os processos do grupo de planejamento envolvem as atividades: coletar requisito, definir o escopo, criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), desenvolver o cronograma, estimar custos, planejar o gerenciamento dos riscos, planejar a qualidade, desenvolver o plano de recursos humanos, planejar as comunicações e planejar as aquisições. Na Figura 1, tem-se os grupos de processo do planejamento.


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Figura 1. Grupos de Processo de Planejamento.

A primeira atividade do planejamento é a coleta de requisitos. Coletar requisitos é o processo de obter e documentar as informações do cliente referente ao projeto. A busca desses requisitos precisa contemplar o processo de definição e documentação das funções e funcionalidades do projeto e do produto visando atender as necessidades das partes envolvidas no projeto.

A coleta de requisitos é de fundamental importância no projeto. É através dela que se desenvolvem a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) e se planejam o custo, o cronograma e a qualidade do projeto.

Com os requisitos obtidos, o primeiro documento a ser criado no grupo de planejamento é a Estrutura Analítica do Projeto (EAP, WBS - Work Breakdown Structure). A EAP é uma estrutura gráfica que busca detalhar as entregas do projeto. Ela possui dois objetivos que são: garantir que o projeto contém todo o trabalho necessário e garantir que o projeto contém apenas o trabalho necessário.

A EAP é constituída por níveis, onde cada nível descendente do projeto representa um aumento no nível de detalhamento. O detalhamento pode ser conforme o nível desejado e apresentar os dados genéricos ou detalhados. Para melhor entendimento, a Figura 2 esboça uma EAP apresentando os dois primeiros níveis com elementos nas cores vermelho e azul e o terceiro nível (pacotes de trabalho) representado os elementos na cor laranja.


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Figura 2. Exemplo de Estrutura analítica de projeto.

O próximo documento do grupo de planejamento é o cronograma. O cronograma é a análise das sequências das atividades e o tempo necessário para execução de cada atividade a ser desenvolvida no projeto.

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