Por que eu devo ler este artigo:O planejamento é fator crítico para o sucesso do projeto. Um problema bem conhecido é a criação do plano do projeto, artefato tão importante, mas ao mesmo tempo vasto e complexo de ser elaborado pois exige uma série de reuniões, definições e prazos muito curtos. Em função deste cenário onde o planejamento é tão complexo e também relevado, vem surgindo as chamadas ferramentas visuais de planejamento. O uso delas pode reduzir dramaticamente o tempo do planejamento, melhorando a visibilidade e comprometimento das partes interessadas. Neste artigo iremos abordar o uso da Ferramenta Project Model Canvas e também citaremos outras ferramentas similares disponíveis.

O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) está dividido, basicamente, entre os processos e as áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos. Quando falamos de processos de gestão de projetos, estamos indicando que existem diversos processos apropriados para a correta aplicação de um conjunto de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades de um projeto com objetivo de cumprir seus requisitos. A aplicação correta dos processos apropriados para o projeto garante um fluxo eficaz. Estes processos também são conhecidos como boas práticas, ou seja, já foram amplamente experimentados e obtiveram comprovação prática de sua eficiência e eficácia. A aplicação destas conhecidas boas práticas aumenta significativamente as chances de sucesso em um projeto.

Sucintamente, os processos de gerenciamento de projetos estão organizados em grupos:

· Iniciação: definição do Projeto – qual o resultado a ser atingido com o projeto;

· Planejamento: planejamento de como o projeto e suas atividades serão planejadas, executadas, monitoradas e controladas e, encerrado;

· Execução: execução das atividades do projeto propriamente ditas;

· Monitoramento e Controle: monitoramento e controle das atividades quanto à qualidade, prazo, custo e esforço;

· Encerramento: finalização das atividades, fases, obtenção de aceites, lições aprendidas, arquivamento dos ativos do projeto e liberação dos recursos e membros das equipes para outros projetos.

O diagrama apresentado na Figura 1 demonstra o fluxo e a interação dos 47 processos de gerenciamento de projetos do PMBOK. Neste fluxo, considere que todos os processos possuíram artefatos de entrada e saída. Os artefatos produzidos durante o gerenciamento de um projeto são documentos, planilhas, relatórios e outros tipos de artefato que a organização reconheça como os ativos de projeto. Os ativos de projeto representam toda a base de informações que servirão de histórico do projeto para que sirva de referência para novos projetos. Existe um conjunto sugerido de artefatos no PMBOK, cabendo a cada organização escolher quais artefatos serão utilizados sendo que, muitas vezes, estes artefatos poderão ser adaptados à realidade da organização.

Basicamente, um artefato produzido durante a execução de um processo gerará uma saída (resultado). Esta saída servirá de entrada para um ou mais processos. A execução dos processos utilizará ferramentas e técnicas sugeridas pelo PMBOK. Da mesma forma, caberá à organização optar pela utilização ou não destas ferramentas ou escolher outras que melhor se adequem à sua cultura. Para organizações que optaram por estruturar os projetos de forma a seguirem um padrão, dá-se o nome de estrutura projetizada. Estas criam o que chamamos de escritório de projetos (PMO – Project Management Office) cujo principal objetivo é desenvolver os padrões de artefatos, conhecidos como templates (modelos), definir as ferramentas que serão utilizadas nos projetos, promover treinamentos para a equipe de projeto, mediar conflitos entre projetos os quais demandem recursos compartilhados ou que estejam atravessando alguma dificuldade e, principalmente, organizar os projetos em grupos chamados de programas de projeto.

Para um melhor entendimento, Mauro Sotille optou em identificar os 47 processos associando uma legenda para identificar de qual área de conhecimento o processo pertence. Esta representação em legenda pode ser verificada na Figura 2. As áreas de conhecimento do PMBOK são: integração, escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos (RH), comunicações, riscos, aquisições e partes interessadas (ou Stakeholders). As áreas de conhecimento do PMBOK são uma forma de organizar os processos de forma especializada de maneira que se possa alocar as pessoas que possuam uma especialização de conhecimento / formação e, que poderá contribuir no projeto.

Figura 1. Interação entre os Grupos de Processos.

Figura 2. Representação das Áreas de Conhecimento (Processos).

Pode-se perceber a importância de cada grupo de processo conforme a ordem apresentada. Em outras palavras, não é possível entregar um projeto de forma satisfatória sem que ele tenha um objetivo claro (iniciação), sem a organização das atividades e todos os controles estabelecidos para sua execução (planejamento) pois, quando as atividades estiverem sendo efetivamente executadas (execução) não haverá parâmetros para saber se os objetivos estão sendo alcançados (monitoramento e controle).

A dinâmica da interação entre os grupos de processos será abordada a seguir. Daremos início na iteração entre os grupos de iniciação e de planejamento. A Figura 3 demonstra resumidamente estas interações onde o resultado do trabalho gerado no grupo de processos de iniciação – definições do escopo, serão insumos para o grupo de processo de planejamento. Dentro do grupo de processos de planejamento serão realizadas atividades dentro dos processos que irão gerar o plano do projeto. Esta será a peça mestra para os grupos de execução, monitoramento e controle e encerramento.

Figura 3. Interação entre os grupos de processos.

Tão importante quanto saber o que será feito ou produzido (grupo de processos de iniciação) é saber como tudo deverá ser feito (grupo de processos de planejamento). Como se tratam de dois pontos cruciais para um projeto, o investimento em tempo e recursos para a definição de ambos deve ser grande, envolvendo o máximo de pessoas (partes interessadas) as quais auxiliarão no refinamento destes dois pontos: o que será feito e como será feito.

As ferramentas visuais de planejamento surgiram para auxiliar, exatamente, nestes dois pontos. Para entendermos melhor o quanto elas são importantes, iremos verificar como estes dois grupos de processos, iniciação e planejamento, deveriam ocorrer tradicionalmente e, como eles são simplificados na aplicação na ferramenta Project Model Canvas (também conhecido como PM Canvas).

Iniciação – Definindo o que será produzido

Falaremos sobre os processos para definição do escopo, ou seja, a definição de qual será o resultado que o projeto irá gerar quando estiver concluído. Na Figura 4 destacamos o grupo de processos de iniciação e os processos que o compõe: desenvolver o termo de abertura do projeto e identificar as partes interessadas.

Figura 4. Processos de Iniciação.

O processo “desenvolver o termo de abertura do projeto” tem como objetivo gerar um documento contendo os requisitos os quais reunidos, irão satisfazer as necessidades e expectativas das partes interessadas. Em outras palavras, o documento gerado ao término da execução deste processo é o artefato chamado termo de abertura o qual oficializa o nascimento do projeto e designa o gerente do projeto que será responsável por ele.

Para viabilizar a execução do processo “desenvolver o termo de abertura do projeto”, além das habilidades e conhecimentos serão necessários alguns insumos. Estes insumos podem variar conforme a natureza do projeto. Podemos citar alguns exemplos: plano de negócio, declaração do trabalho, contrato, fatores organizacionais, registros de projetos anteriores de características similares, entre outros.

Já no processo “identificar as partes interessadas” iremos identificar e registrar todas as pessoas que são afetadas e/ou envolvidas de forma direta ou indireta pelo projeto. De uma forma mais ampla, é saber os nomes e contatos das pessoas, desde o patrocinador (financiador dor projeto), passando pelos membros das equipes, dos clientes (ou usuários finais do resultado do projeto) e, dependendo da natureza do projeto, a sociedade ou entidades de classe.

Uma das principais características deste levantamento, além de identificar as pessoas, é determinar o papel e/ou responsabilidade dentro do projeto.

Planejamento – Definindo como atingir o resultado esperado

A função do grupo de processos de planejamento possui o objetivo de gerar um plano do projeto, em outras palavras, determinar como as etapas e atividades do projeto serão planejadas, executadas, monitoradas e controladas e, encerradas. Através da Figura 5 é possível perceber a amplitude das interações com todas as demais áreas de conhecimento

Figura 5. Processos de Planejamento.

Para gerar o artefato plano de gerenciamento do projeto são necessários serem ...

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