Workshops para a concepção de sistemas

A pergunta de um milhão de dólares da vida de um empreendedor, product owner, analista de negócios e qualquer outro papel que atua diretamente com desenvolvimento de software, seja esse interno ou para mercados de massa, é: “como conceber o produto certo para os consumidores/usuários certos?”.

Embora esse não seja um questionamento fácil de ser respondido, podemos afirmar com certa segurança que, pelo menos no que diz respeito ao atual mercado digital, acabou-se a era em que as empresas estavam dispostas a investir diversos meses planejando, estudando, concebendo e coletando dados antes de desenvolver um software qualquer. O motivo é claro: todo esse tempo investido custa caro e está longe de garantir o sucesso. A maior parte dos produtos digitais falha, e a maior parte continuará falhando não importa o tempo dedicado ao planejamento. Então, se falhar é estatístico e provável, o melhor que podemos fazer é falhar rápido e de forma barata — e aqui é preciso lembrar que tempo também é dinheiro. Falhar traz a aprendizagem e os insumos necessários para as próximas iterações até chegar naquela que, por fim, trará o retorno esperado. A iteração em ciclos curtos é chave para a gestão de software atual.

Dentro desse contexto, muitas empresas estão abandonando cada vez mais o planejamento formal — documentos gigantescos e um grande plano com muitas “verdades” escritas em pedra — por técnicas mais ágeis, colaborativas, e que permitam ciclos curtos de aprendizagem e iteração. E é aí que entram os workshops de ideação.

Os workshops para concepção de um negócio, produto digital, ideia, sistema, ou grande funcionalidade são úteis por diversos motivos. Primeiramente, é algo rápido: através de um workshop bem feito, em apenas uma tarde um profissional consegue captar excelentes insumos ou requisitos para seu trabalho. Em segundo lugar, ainda que seja rápido, é bem estruturado. Isso quer dizer que, escolhendo a técnica certa para cada contexto, um plano suficientemente sólido irá surgir. Note que planejar em ciclos curtos é bem diferente de não ter plano algum, ou, ainda, planejar de qualquer jeito.

Outro ponto fundamental é que os workshops criam um ambiente propício para a inovação e construção de visão, posto que são momentos colaborativos e de cocriação onde você aproveita os diversos conhecimentos, experiências e pontos de vista de diferentes profissionais para traçar um plano que certamente será muito mais aprofundado do que a visão de um só time ou pessoa. Todas as diferentes ideias e opiniões, unidas, acabam gerando novas possibilidades e contribuindo muito para o processo de busca por soluções menos óbvias. E, por fim, mas não menos importante, workshops são divertidos. São momentos lúdicos em que todos podem se afastar um pouco dos incêndios do dia a dia para pensar em estratégia e em futuro.

Ah, mas e os documentos? Não teremos mais nenhuma documentação relativa ao plano a ser testado e ao software a ser desenvolvido? Pelo contrário, workshops geralmente têm como saída uma série de documentações amplamente visuais e, portanto, de fácil compreensão por qualquer membro da empresa. Como exemplo dessas representações podemos citar boards, user stories, cards de personas, etc., mas é claro que é possível compilar tudo em uma simples apresentação. O fato é que esses artefatos são muito mais interessantes para qualquer parte interessada — de business owners a desenvolvedores — do que páginas e páginas de um documento que certamente irá mudar diversas vezes ao longo do processo de aprendizagem.

Por todos os motivos citados, não é à toa que o Business Model Generation com seu Business Model Canvas — talvez o pai de todos os workshops de ideação que estão surgindo por aí — causou tanto frisson no mercado.

Entendidos os aspectos positivos da utilização de workshops de ideação, é hora de arregaçar as mangas e falar um pouco da prática.

Planejando o workshop

Antes de abordamos as diversas possibilidades de dinâmicas para ideação, é fundamental entender primeiro como planejar um workshop de sucesso. Para que esse encontro seja bem-sucedido, é fundamental que o facilitador — vamos falar um pouco mais sobre ele depois — esteja bem preparado para conduzir a experiência. Um workshop mal planejado pode se tornar um verdadeiro desastre.

O primeiro ponto fundamental para conduzir um workshop de sucesso é entender seu objetivo: ao final do tempo previsto, quais perguntas precisam estar respondidas? Qual conhecimento precisa ser gerado? Em quais pontos é preciso que todos estejam em consenso? O objetivo alinha todos os participantes a respeito do que é esperado do grupo como um todo. A falta de clareza a respeito de onde se quer chegar tende a gerar dispersão: cada um tentará direcionar a discussão para o ponto que mais conhece ou que mais lhe convém, afinal não havia uma predeterminação do ponto central a ser discutido.

Definido o objetivo, o próximo passo seria escolher a melhor dinâmica a ser aplicada. Das diversas conhecidas — algumas vamos tratar neste artigo — qual pode realmente auxiliar as pessoas presentes a atingirem a meta traçada? Para que, por exemplo, realizar um workshop de modelo de negócio se esse já está claro e na verdade o que se está construindo é uma visão de produto, do software a ser criado? São necessidades diferentes que exigem ...