Escrito por Ivânia Ramos dos Santos e Alessandra Briccius.
Figura 1: Dificuldade fiscal na gestão de projetos
Atualmente ter um software competitivo e de qualidade não está mais só relacionado a leiaute e velocidade de acesso. Para que o software tenha qualidade de informações, o mesmo deve atender na prestação das informações de cunho da entidade (também conhecida como as informações gerenciais – informações internas), e também deve estar adequado de modo a atender as exigências impostas pelo governo, sejam elas informações fiscais contábeis, recursos humanos, entre outras.
Softwares que sirvam apenas para fins gerenciais (para controle interno) atualmente são raros. As entidades estão em busca da centralização das suas rotinas e informações em apenas um software, sejam rotinas fiscais (entradas, saídas, estoques, apuração de impostos, geração de arquivos fiscais); de pessoal (registro de ponto, folha de pagamento) ou contábeis (fechamento de balanços, balancete, demonstração de resultados).
Para realizar essas rotinas, o emaranhado de informações é assustador, a emissão e escrituração de documentos fiscais; apuração de impostos, taxas e/ou contribuições; geração e envio de arquivos... A complexidade na análise dessas informações é alta, afinal, há de se tomar muito cuidado para que elas sejam apresentadas de modo correto, que atenda as exigências do governo. E quando falamos em governo, essa complexidade aumenta. Pois temos informações de cunho federal, estadual e municipal, ou seja, como se não bastasse tantas obrigações, ainda temos que estar atentos à questão das leis estaduais, que no caso, cada unidade federativa é responsável por administrar a sua, e as municipais, que se subdividem e são administradas por cada município. São diversas as regras e exceções.
Outra necessidade que preocupa as organizações, é que além das exigências impostas para a geração de todas essas informações, alguns aplicativos devem passar por processos de análise/testes em órgãos técnicos habilitados pelo Fisco. A finalidade dessas análises é de atestar se os aplicativos estão dentro dos padrões exigidos pelo Fisco e posteriormente esses aplicativos devem ser credenciados/cadastrados em cada estado onde se pretende comercializar o software. Além de toda essa burocracia, as empresas desenvolvedoras de software têm gastos consideráveis para realizar a análise/homologação dos seus aplicativos junto aos Órgãos Técnicos Credenciados (OTC) e posteriormente com as homologações em cada Unidade Federativa. Sendo que esse processo deve ser agendado com antecedência e é renovável de tempos em tempos.
Manter um software hoje atualizado exige muito esforço e dedicação de toda a organização, já que a legislação muda constantemente, principalmente na esfera Estadual.
Abaixo estão algumas dicas para adaptar a gestão de projetos a necessidades da legislação:
ESTEJA SEMPRE ATUALIZADO COM PRAZOS E NOVAS EXIGÊNCIAS DA LEI
Figura 2: Sempre atualizado com exigências fiscais
É imprescindível que a organização tenha um canal que busque informações sobre legislação e traga à organização rapidamente.
As Leis possuem prazos definidos para entrarem em vigor, por isso, o quanto antes essas informações chegarem à organização e mais rapidamente forem repassadas para as pessoas envolvidas no projeto, maior será o tempo disponível para alterações do software, para que o mesmo esteja adequado em tempo hábil e à disposição do cliente. Não correndo riscos de que as alterações não estejam prontas e disponíveis a tempo.
Atualmente devido a grande massa de informações que está sendo imposta pelo Fisco, muitas organizações sentiram a necessidade de ter um consultor interno, para que essa pessoa esteja focada na busca dessas informações.
GESTÃO DE PORTFÓLIO BASEADA NA LEGISLAÇÃO
Figura 3: Prioridade
Os projetos relacionados à exigência legislativa devem ser mais prioritários, onde muitas vezes, outros projetos menos prioritários devem ser parados, a fim de que os mais prioritários sejam construídos e entregues com antecedência.
GESTÃO DE REQUISITOS BASEADA NA LEGISLAÇÃO
Figura 4: Gestão de requisitos
O consultor, ou quem for responsável por estar buscando informações da legislação, deve ser um fornecedor de requisitos assíduo, não podendo haver barreiras nessa comunicação.
Assim como na gestão de portfólio, a gestão de requisitos também deve respeitar a maior prioridade a requisitos relacionados a exigências legislativas.
O analista de requisitos deve trabalhar com a rastreabilidade e buscar outras alterações necessárias no sistema, para adaptá-lo à exigência.
Mesmo os projetos tendo prazo definido, e comumente curto, é fundamental a realização de modelagem, pois a qualidade não deve ser esquecida, tendo em vista que nas auditorias o sistema deve estar funcionando com excelência, sendo esse processo passível de reprovação.
Mesmo sendo uma exigência legislativa, a equipe deve permanecer com o foco no usuário, e o mesmo deve receber um produto que atenda suas necessidades.
A validação de requisitos costuma acontecer com os fornecedores, dessa forma o consultor fiscal/contábil, pode realizar a validação, verificando se o que esta sendo exigido pela lei será implementado do produto.
GESTÃO DE PROJETOS
Figura 5: Gestão de Projeto
Os projetos iniciados pela necessidade de leis, normalmente possuem um prazo menor e uma complexidade maior, tendo em vista que as solicitações são fiscais/contábeis e exigem conhecimento da equipe na área, por isso o gerenciamento desses projetos exige bastante cuidado.
- Equipe alocada – Os desenvolvedores, analistas e testadores devem possuir domínio nos requisitos e nas rotinas a serem implementadas ou modificadas. Caso necessário, o gerente de projeto deve realizar treinamento rápido, também podendo alocar um mentoring especializado para o projeto, ou contar com consultor contábil externo. Devido a prazos curtos e complexidade, a equipe alocada preferivelmente deve ser experiente.
- Riscos – Todos os riscos devem ser previstos, e ações de mitigação e contingência planejadas, pois há uma alta complexidade, prazo curto, dentre os custos individuais do projeto.
- Monitoramento do projeto – Deve ser constante a tarefa de monitoramento, e necessidades de desvio tratadas quando percebidas.
- Testes – A equipe de teste deve estar ciente da complexidade do projeto e também ter domínio da legislação exigida, verificando todas as possibilidades e se o produto atende a legislação. O consultor interno/contábil também pode participar da fase de teste auxiliando a equipe no esclarecimento de dúvidas e verificando se o produto atende às exigências, simulando situações e rotinas.
- Liberação – A liberação da nova versão do produto não é realizada para o cliente e sim para homologação, onde o produto é preparado para ser auditado. Então, depois de homologado, será liberado para a utilização.
Apesar a complexidade de gerenciamento e o curto prazo pra entrega, é fundamental que o gerente de projeto realize o planejamento corretamente (ciclo de vida, escopo, cronograma, recursos...), também o monitoramento, sendo necessária a alocação, de preferencia, a gerente experiente.
Equipes que pretendem desenvolver um produto para determinado negócio, devem antes consultar as leis que atendam a área específica, pois isso influencia na viabilidade. Já as equipes que já desenvolvem um produto desse gênero devem achar maneiras de se manterem atualizados constantemente, como, canais de comunicações e treinamentos, preparando a equipe para atender as necessidades exigidas.
As organizações que possuem consultor interno (Contadores) devem preparar esses profissionais, inserindo eles nas rotinas de projetos, de negócio e principalmente do produto, permitindo-os entender necessidades de todos os envolvidos.
IMPORTANTE
Figura 6: Importante
Softwares que permitem realizar rotinas que deveriam estar coerentes com as exigências da legislação são fiscalizados, e caso não cumpram exigências podem receber multas.
