O gerenciamento é nada mais do que aplicar os conhecimentos, as habilidades, ferramentas e técnicas, sempre pensando em atender aos requisitos do projeto. Para que o gerenciamento de projetos seja construído, ele necessita de 42 processos que estão agrupados em cinco grupos. Faremos uma breve descrição de cada grupo para que possamos entender melhor o funcionamento do mesmo:
Iniciação: esta parte do projeto inicia quando se nota uma necessidade de criação/melhoria de algum produto ou serviço, mas isso depende muito da organização, como qual o problema que o projeto pretende resolver, qual será o cronograma inicial, os recursos disponíveis e as pessoas que estão interessadas no projeto;
Planejamento: nada mais é do que organização das atividades, os recursos e os documentos necessários para que possam ser definidos os objetivos e o plano de ação, que é o gerenciamento de escopo, de tempo, de custo e se for necessário, algum plano auxiliar. O Planejamento não precisa ser definido por completo em seu início, mas sim na medida em que o projeto vai se desenvolvendo e as informações vão sendo coletadas com mais precisão.
Execução: é a fase em que aquilo que foi ou está sendo planejado é colocado em prática. A fase de execução exige muita capacidade para gerir e concretizar os vários planos, acompanhar e desenvolver o trabalho da equipe, comunicar a todos as partes interessadas a forma como o projeto está acontecendo.
Monitoramento e Controle: o monitoramento das atividades que estão em andamento do projeto é a base do desempenho do projeto. Devem ser controlados esses fatores que podem dificultar o controle integrado de mudanças, de forma que somente mudanças aprovadas sejam implementadas. Para isso, esse monitoramento contínuo permite que a equipe do projeto tenha uma visão clara em que situação o projeto está e destaca as áreas que exigem atenção extra. O grupo de processos de monitoramento e controle, além de monitorar e controlar o trabalho que está sendo realizado dentro do grupo de processos, também monitora e controla todo o esforço do projeto.
Encerramento: essa etapa corresponde à finalização formal de todas as atividades de um projeto, ou de uma fase, sempre incluindo a finalização de todas as tarefas correspondentes do projeto ou da fase, determinando os procedimentos necessários para elaborar e verificar os documentos do projeto. Assim como formalizar a aceitação da entrega pelo cliente ou patrocinador. Muitos pulam a fase de fechamento do projeto, porém não é bom esquecer-se de encerrar, encerrar o projeto não significa apenas fazer uma festa para os recursos envolvidos, além da festa, o fechamento do escopo do projeto e a elaboração de um documento das lições aprendidas, vão agregar grande valor de conhecimento para próximos projetos a serem executados. Para que o encerramento esteja pronto, alguns pontos importantes, e até mesmo obrigatórios, sobre o projeto:
- Houve um aceite formal do projeto?
- As informações importantes sobre o ciclo de projeto foram documentadas?
- A equipe produziu e armazenou as lições aprendidas do projeto?
- Os contratos foram encerrados?
- Os procedimentos internos foram seguidos?
Para que um projeto possa ser gerenciado de forma correta, ele deve identificar os requisitos, analisando as características a serem atendidas pelo sistema, para que atenda às necessidades, preocupações e expectativas das partes interessadas à medida que o projeto é planejado e realizado. As solicitações devem ser analisadas para verificar possíveis impactos no desenvolvimento das funcionalidades do projeto. Além disso, é importante uma validação junto à equipe, para verificar se as tecnologias disponíveis atendem as necessidades.
As restrições do projeto devem ser balanceadas, para que não se tornem conflitante e não fiquem limitadas a:
- Escopo: é o trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas;
- Qualidade: é a garantia de que o projeto irá satisfazer as necessidades para as quais ele foi empreendido, sendo todas as atividades da função de gerência geral que determinam as políticas de qualidade, objetivos e responsabilidades e para a implementação destes, por meio de planejamento da qualidade, controle da qualidade, garantia da qualidade e melhoria da qualidade.
- Cronograma: é uma etapa importante e poderosa, mas deve ser realizada adequadamente. Não basta criar um cronograma no início do projeto e simplesmente esquecê-lo, é necessário acompanhar o projeto e ajustar o cronograma de acordo com os imprevistos, tal como atraso, por isso, um membro da equipe deve ter a responsabilidade desta tarefa, em geral, o líder da equipe.
- Orçamento: ele tem uma missão muito importante, pois é um plano que onde está contida a quantidade de recursos como materiais, horas trabalhadas ou recursos financeiros, capazes de conduzir o projeto ao seu objetivo. O orçamento é uma parte viva do gerenciamento do projeto, e envolve não só os gerentes e suas equipes como também seus stakeholders. Se forem acompanhados cuidadosamente os orçamentos ao longo de todo o ciclo do projeto, aumentam as chances de realizar o projeto com sucesso.
- Recursos: é a identificação e documentação de funções, responsabilidades e relações hierárquicas do projeto em relação aos recursos humanos envolvidos, além da criação do plano de gerenciamento de pessoal. Obtenção dos recursos humanos necessários para iniciar e terminar o projeto, sempre pensando em melhorar as competências e interação de membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto e acompanhar o desempenho da equipe, fornecendo o feedback, resolução de problemas e coordenação de mudanças para melhorar o desempenho do projeto.
- Risco: inclui os processos que tratam do planejamento, identificação, análise qualitativa e quantitativa, respostas, monitoramento e controle, sendo um conjunto de eventos que podem ocorrer sob a forma de ameaças ou de oportunidades que, caso se concretize, influenciam o objetivo do projeto, negativamente ou positivamente.
Como o gerenciamento é interativo e passa por uma elaboração progressiva no decorrer do seu ciclo de vida, a elaboração envolve melhoria contínua e detalhamento de um plano conforme informações detalhadas e especificas e estimativas mais exatas. Sendo assim, conforme o projeto vai evoluindo, a equipe de gerenciamento poderá ter um nível a mais dos detalhes em seu gerenciamento.
Então finalizamos aqui este breve artigo. Quaisquer dúvidas, sugestões ou críticas podem ser registradas na seção de comentários, abaixo.
