Kanban: 4 passos para implementar em uma equipe

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Veja neste artigo como organizar o trabalho de sua equipe utilizando o kanban, priorizando e entregando valor de uma maneira ágil e eficiente. Você entenderá os conceitos, princípios e como usar essa ferramenta.

O significado da palavra kanban vem do japonês “registro” ou “placa visível”. Essa ferramenta foi originalmente criada por Taiichi Ohno, da Toyota, com a intenção de encontrar um sistema de melhoria que mantivesse um alto nível de produção.

É um sistema, geralmente representado por um quadro, mas também organizado através de software ou até mesmo uma folha de papel, onde cartões que representam o trabalho seguem um fluxo pré-estabelecido de estágios. Na medida em que o trabalho vai evoluindo, os cartões vão mudando de estágio, e sempre que um novo trabalho é identificado, um novo cartão é criado. Na Figura 1temos um exemplo de kanban.

Exemplo de kanban
Figura 1. Exemplo de kanban

Atualmente, além de ainda ser utilizado com frequência no setor produtivo, o kanban é uma ferramenta bastante comum em equipes que seguem o desenvolvimento do produto baseado no Lean. Da mesma forma, equipes que utilizam metodologias de desenvolvimento ágil, como SCRUM, também têm enxergado bastante valor na forma como essa ferramenta pode ser associada à gestão do trabalho.

O kanban implementa conceitos da Teoria das Restrições (TOC – Theory of Constraints) através de um modelo de sistema “puxado”, procurando identificar e administrar restrições que limitam a performance do sistema. Em poucas palavras, o modelo de sistema “puxado” do kanban relaciona a capacidade ao número de cartões ou tickets que podem ser colocados em circulação, através de um mecanismo de sinalização, onde cada novo trabalho só pode ser iniciado quando um cartão estiver disponível. Assim, a demanda “puxa” a produção em um sistema de Just-in-Time (JIT) ou de produção equalizada.

O Just-in-Time é um sistema de administração da produção que determina que nada deve ser produzido, transportado ou comprado antes da hora exata. Ele pode ser aplicado em qualquer organização, para reduzir estoques e os custos decorrentes. Esse sistema também é um dos pilares do toyotismo.

Por fim, o kanban é uma forma simples de gestão à vista, onde a utilização dos cartões em um quadro ou mural possibilita que as pessoas possam verificar rapidamente a situação do trabalho. Uma das principais vantagens da utilização da gestão à vista é que ela permite uma maior facilidade de assimilação das informações por parte da força de trabalho, pois estas estão sob a forma de gráficos, símbolos e diagramas. Outra vantagem é a transparência, pois todas as informações necessárias estão expostas a todos, permitindo melhor comunicação e maior integração.

Princípios do Kanban

O kanban procura identificar oportunidades de melhoria criando uma cultura Kaizen na equipe, na qual a melhoria contínua é responsabilidade de todos.

Os princípios básicos em torno dessa ferramenta são:

  • Visualização da Cadeia de Valor: enxergando as fases do produto (por exemplo, um software, algo material ou até mesmo um serviço);
  • Desenvolvimento Evolucionário (Adaptativo): através de gestão de mudanças simples, adaptando-se de forma ágil, entregando o que tem mais valor antes. Perceba que a palavra “ágil”, muitas vezes confundida com rapidez, aqui significa capacidade de se adaptar às mudanças com mais facilidade, mais agilidade;
  • Restrição do trabalho e seu progresso em torno de seus estágios: permitindo medição, controle e melhoria contínua.

Como usar Kanban em quatro passos

O kanban pode ser utilizado em diversas áreas, como por exemplo, desenvolvimento de software, gestão de TI, novos negócios, design, finanças, marketing, operações, entre outras.

O uso adequado dessa ferramenta pode trazer agilidade e organização. Agilidade em responder às mudanças que surgem ao longo da execução de tarefas e projetos, e organização, formando um time que trabalha de forma mais eficiente sem gerar muito ruído nas comunicações.

Sendo assim, uma forma simples de implantar o kanban em sua equipe, em quatro passos, é mostrada a seguir:

1. Equipe

  • É importante que a equipe esteja preparada para assimilar os conceitos e princípios do kanban. Pode haver resistência, uma vez que a transparência traz como consequência a visualização de quem é produtivo e também de quem é improdutivo;
  • Apresente os conceitos, princípios, e um exemplo básico de uso do kanban e dos benefícios que a equipe poderá obter com seu uso;
  • Sempre é bom lembrar que, independentemente da ferramenta, a equipe é a parte mais importante. Uma equipe capacitada funciona bem com qualquer ferramenta, enquanto que uma equipe incapaz geralmente falha utilizando até mesmo o melhor dos métodos.

Tendo entendido o básico da ferramenta, é possível construir o kanban que mais irá atender as necessidades da sua equipe;

2. Identificando Estágios do Trabalho

  • Identifique os Estágios de Trabalho que sua equipe segue para concluir um produto, projeto ou serviço. O fluxo mais comum começa em “TO DO” e termina em “DONE”, geralmente com “WIP” (Working In Progress) no meio, mas pode ser alterado para o que melhor se adaptar ao seu contexto;
  • Identifique as Classes de Trabalho, como, por exemplo [user storie], [bug], [defeito], [melhoria], [teste], [requisito], etc. que vão ajudar a categorizar o trabalho e melhor organizar o quadro;
  • Tente definir limites de tempo que cartões podem ficar em determinados estágios, por exemplo, um cartão não pode ficar mais que duas horas em “TO DO” se for do tipo [defeito].

Com o quadro montado e as regras definidas e claras para todo o time (Figura 3), é possível avançar para a parte mais importante do kanban: a priorização do trabalho. A priorização é especialmente importante, pois mantém o foco do que realmente se deve fazer em primeiro lugar, que vai entregar valor primeiro para o cliente ou para a organização.

Exemplo de kanban com tarefas
Figura 2. Exemplo de kanban com tarefas

3. Priorização

  • Posicione o que é mais prioritário (tem que ser feito antes) sempre na parte superior do kanban. Se desejar, pode separar o quadro em categorias, mas mantendo entre elas essa estrutura de priorização. Isso permite entregar valor rapidamente (produto que já pode ser usado/vendido), seguindo o princípio de Pareto (princípio 80/20) aplicado ao desenvolvimento, onde 80% do valor de seu produto pode ser gerado com 20% do trabalho total;
  • Mantenha um controle constante do que é prioritário identificando, sempre que possível, mudanças na ordem ou novos cartões que sejam necessários. Dessa forma você melhora a qualidade e reduz os custos, eliminando/adiando o trabalho desnecessário.

Problemas que a priorização ajuda a evitar: entrega de software inútil, cliente insatisfeito, metas ou sprints (no caso do SCRUM) não atingidas, demora em entregar bugs e melhorias, dificuldade realocação de times e suas capacidades dentro da equipe.

Na Figura 3 é mostrado um exemplo de kanban priorizado, onde os itens com marcas em vermelho são mais prioritários em relação ao com marca em azul, ou seja, os itens em vermelho geram mais valor ao produto final que os itens em azul. Por isso, uma boa prática consiste em a equipe iniciar as tarefas realizando os itens com maior prioridade.

Exemplo de kanban priorizado

Exemplo de kanban priorizado

Exemplo de kanban priorizado
Figura3. Exemplo de kanban priorizado

Finalmente, é bastante importante ter métricas o fluxo de trabalho, principalmente para atingir a melhoria contínua.

4. Medição e Melhoria Contínua

  • Estabeleça um sistema de medição simples como: trabalho que precisa ser feito e o que foi feito até o instante (no SCRUM utiliza-se bastante o burndown chart, ou gráfico de consumo), lead time, etc.
  • Simule os riscos durante a execução do trabalho, procurando encontrar os gargalos antes que eles apareçam. Isso ajuda a determinar planos de ação preventivos, que diminuem consideravelmente os riscos. Existem tanto métodos de simulação como ferramentas automáticas que ajudam nessa tarefa;
  • Para atingir a melhoria contínua (Figura 4), adaptação é a palavra-chave. Não cometa o erro de achar que aquele kanban que você e sua equipe montaram no início vai permanecer igual para sempre. É necessário mente aberta para identificar oportunidades de melhoria, como, por exemplo, adaptar o fluxo com mais ou menos estágios ou aprender a priorizar o que gera mais valor.
Melhoria contínua
Figura 4. Melhoria contínua

Em resumo, kanban é disciplina, transparência, priorização e adaptação. Sua correta utilização pode trazer muito valor para uma organização, para uma equipe ou até mesmo para um projeto pessoal.

Ele é fácil de montar e de se manter atualizado, sempre respondendo às mudanças que aparecem no meio do caminho.

Vale ressaltar que, apesar de uma boa ferramenta, o mais importante para um projeto ou organização funcionar é que a equipe seja boa.

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