Como sabemos, a utilização de modelos é uma prática corrente na gestão de dados. Gerir os objetos reais por intermédio de objetos conceituais que os representam é, realmente, a alternativa mais viável.
Os modelos estão presentes em todos os processos de gestão das organizações e, para além destes, em domínios tão díspares como a biologia, a engenharia, a economia, etc. A representação da realidade através de descrições ou esquemas mais ou menos sofisticados é comum a todas as áreas de atividade humana. É graças a essa capacidade de representação do mundo que podemos utilizar e expandir os conhecimentos adquiridos através da experiência.
Num modelo, os fatos em que se baseia o conhecimento da realidade são organizados de acordo com as propriedades que os definem, em função de um determinado ponto de vista. É essa classificação de objetos, propriedades e respectivas interações - expressa através de uma linguagem apropriada - que proporciona a compreensão dos processos. Os modelos são instrumentos úteis para a compreensão dos sistemas complexos, através dos quais se procura fixar aquilo que estes têm de essencial ou de relevante para o "modelador".
Considere-se a administração de dados. Tem a seu cargo gerir um ativo extremamente diversificado, que penetra toda a estrutura formal de uma organização. Os dados corporativos apresentam-se com os mais diversos formatos, conteúdos, significados, suportes e localizações; Podem ser originados nos departamentos das organizações ou adquiridos no exterior; Podem destinar-se a consumo interno ou ser expedidos para entidades externas; Podem fluir nos sistemas operacionais ou nos de suporte à decisão.
E, além disso, um mesmo dado pode ter diferentes significados nos diversos departamentos das organizações, passar por diferentes estados ao longo do tempo, etc.
A complexidade de processos, atores e canais de comunicação, tornam indispensável que na gestão de dados se recorra a diversos modelos, consoante os tipos de destinatário e as informações que se quer reproduzir.
De todos os modelos utilizados, apenas os modelos de dados conceituais seriam suscetíveis de serem incompreensíveis para os não especialistas em tecnologia da informação, visto terem como principais destinatários os clientes de informação e não esses especialistas.
No entanto, as linguagens adjacentes a tais modelos, bem como as técnicas de elaboração dos mesmos - em geral, assistidas por meios automáticos -, baseiam-se em três condições principais:
- Utilização de um vocabulário reduzido, porém preciso e de fácil compreensão à leitura;
- Notação gráfica concisa e clara;
- Sintaxe simples.
Para além da clareza e da legibilidade, que são inerentes aos modelos de dados conceituais - por via dessas características -, o aspecto mais importante que facilita a compreensão é, talvez, a circunstância de estes modelos traduzirem objetos e fatos do negócio com os quais os destinatários estão familiarizados. A prática tem demonstrado que, não só tais modelos são compreendidos com facilidade pelos clientes de informação, como, em muitos casos, são estes mesmos que os produzem no âmbito de processos de modelagem de dados cooperativa.
Como visto, a elaboração de modelos facilmente compreensíveis por todos os usuários dos mesmos só trazem ganhos a toda a organização e especialmente à administração de dados.
