Projeto Escala (Android)

Olá,

Estou criando um projeto em Android com o seguinte objetivo:

Na empresa que trabalho, trabalhamos em regime de escala... ou seja, os horários podem mudar diariamente, atualmente há 54 opções de horários em turnos de 6 horas, vire e mexe há alterações na escala e como há muitas pessoas, a escala é feita em PDF com o nome de todos os funcionários, as vezes acontece de olhar o horário errado que era de outra pessoa, de esquecer que a escala alterou e visualizar a escala antiga e etc.

Minha ideia é criar um app que sincronize essa escala com a agenda/calendário do celular. Então em vez de ficar olhando um arquivo grande, seria possível apenas verificando a agenda do celular quais os dias de trabalho, bem parecido quando como há reuniões marcados por e-mail e que o celular já coloca na agenda essa reunião.

Minha ideia inicial é digitar em algum arquivo xml os nomes, códigos e horários dos funcionários que vão usar o app, e tornar possível que eles importem isso para seus celulares.
Futuramente pensarei em alguma forma de automatizar esse processo, mas nesse momento não é o foco.

Pois bem, já criei a tela inicial, e agora que vem a parte difícil, estou meio perdido e por isso vim pedir um apoio para conseguir prosseguir, abaixo vou colocar algumas dúvidas:

Qual a melhor forma ou qual método mais prático para a questão da importação / sincronização com a agenda?
Banco de dados ou Web Services?

Vou ter que usar Threads ou algo complicado?
O que mais eu teria que usar?

Aqui segue imagem do que já tenho até o momento:

[url]https://lh3.googleusercontent.com/-sDvgx7kdu6A/Uoy8KXJSgbI/AAAAAAAAEiU/2yynxfm3nyc/w310-h552-no/Screenshot_2013-11-20-10-22-34.png[/url]

Agradeço qualquer ajuda!

Abraços
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