Armazenamento de XML Destinatário da NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica está aí e já mostrou a que veio! Neste período de uso da NF-e, vários números foram batidos e recordes são quebrados dia após dia. É sabido que a arrecadação de impostos aumentou e isto cria duas visões distintas sobre os resultados obtidos até aqui.

Há quem se considere “perdedor” de uma batalha entre Empresas e Receita Fazendária, na qual a Receita estaria saindo como vencedora por conseguir reduzir consideravelmente a sonegação e arrecadar cada vez mais.

Por outro lado, há os que vêem nisto uma vitória para todos, já que, aumentando a arrecadação, acreditam que a tão sonhada Reforma Tributária poderia finalmente sair do papel.

Verdade é que a Nota Fiscal Eletrônica é uma realidade que se fortalece diariamente por todo o Brasil e, com isto, os contribuintes ligaram um sinal de alerta em suas empresas. Todos estão preocupados com o processo de emissão de NF-e e fazem o que é necessário para evitar quaisquer transtornos e obter, de imediato, a autorização da SEFAZ para seus documentos fiscais. De posse da autorização, imprimem os respectivos DANFEs para a circulação da mercadoria e, então, respiram aliviados, afinal de contas, o processo foi vencido, certo?

Errado!

Dentre as obrigações que acompanham o projeto há a questão da entrega e do armazenamento do arquivo digital das NF-e.

Isto quer dizer que apenas uma etapa do processo foi vencida e, para entender um pouco mais desta outra etapa, vamos a alguns esclarecimentos.

Segundo a definição da SRF, obtida no portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica, a NF-e é o arquivo XML assinado digitalmente agregado com a sua respectiva autorização de uso.

Sendo assim, o emitente, o destinatário e a transportadora (quando houver) deverão armazenar as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais pois, quando solicitado, deverão apresentar os arquivos digitais à administração tributária. Assim, todos os envolvidos no processo de emissão da NF-e devem armazenar apenas o arquivo digital. Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, ele poderá arquivar o DANFE relativo à NF-e da operação.

Curso: O que é NF-e e NFC-e?

É importante ter em mente que é de obrigação do destinatário NF-e verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de sua Autorização de Uso, tenha ele recebido o arquivo digital ou o DANFE acobertando o transporte da mercadoria.

Assim como é de responsabilidade dos contribuintes o armazenamento das Notas Fiscais em papel, a guarda da NF-e também será de obrigação destes, o que quer dizer que caso alguma nota venha a ser perdida ela não será disponibilizada para recuperação por parte da SEFAZ ou SEF.

A vantagem com a NF-e é que seu custo para armazenamento é muito inferior que a guarda dos documentos físicos, além da possibilidade da rápida recuperação do arquivo e de suas informações.

O contribuinte pode optar por realizar o armazenamento de diversas formas, desde cd’s, pendrives até banco de dados. Contudo, vale ressaltar que para armazenamento em banco de dados o que deve ser guardado é o arquivo eletrônico da NF-e (XML) com seu respectivo protocolo de autorização e não apenas as informações do conteúdo da nota.

Nos exemplos citados acima, embora sejam alternativas baratas, elas perdem em segurança já que os arquivos podem facilmente ser perdidos em caso de se danificar qualquer destes meios.

Alternativas mais seguras envolvem estrutura de Servidores ou DataCenters com rotinas de backup e segurança contra quedas de energia, entre outros. Mas investir em tudo isto é muito caro e, além de gastos com estrutura, o contribuinte vai precisar de material humano para manter tudo em perfeito funcionamento. Então o que fazer?

A solução pode ser a Terceirização do serviço! Já existem ferramentas de armazenamento desenhadas especificamente para este fim. Estes serviços contam com toda uma infra-estrutura de DataCenters profissionais com processo de Backup periódico, espelhamento de servidores, tudo com o intuito de garantir, ao Contribuinte Emissor de Nota Fiscal Eletrônica, o cumprimento da legislação vigente e a comodidade de ter suas informações de qualquer lugar e em qualquer computador, já que trata-se de solução web.

Além disto, são disponibilizados serviços de envio de e-mail ao destinatário na NF-e e à transportadora comunicando a chegada de um novo arquivo, download do(s) XML(s), visualização das notas entre outros.

Saiba mais: Introdução ao XML

Ferramentas como esta resolvem, tanto a obrigatoriedade do armazenamento do XML quanto entrega do mesmo, além de eliminar custos extras e stress desnecessário com casos de clientes solicitando o reenvio do XML por que perderam ou não receberam o arquivo. Embora possa parecer improvável, isto é comum em situações que enviem o arquivo eletrônico por e-mail, já que estes podem ser classificados como spam ou, ainda, serem perdidos em meio a outros e-mails de uma caixa de entrada “abarrotada”.

Esta alternativa traz vantagens como redução de custos à empresa, desburocratização de processos, simplificação na produção, redução de riscos inerentes à execução de processos, economia de recursos humanos, materiais, equipamentos, entre tantos outros, ou seja, ela é mais econômica e lhe garante segurança.

Desta forma sim é possível dizer que o processo da emissão da NF-e foi vencido, além do que, isto garante aos contribuintes estarem atendendo à legislação vigente e evitando problemas como auditorias, multas e outros possíveis transtornos no futuro que, certamente, fariam deles os verdadeiros perdedores desta história.