Por que eu devo ler este artigo:A gestão de projeto é uma tarefa bastante complexa que é tratada com bastante seriedade pelas empresas atualmente. Existem empresas que focaram seu trabalho apenas no papel de gerenciar projetos de alta complexidade, montando uma equipe de especialistas em gestão. Para ter sucesso nessa empreitada, o ferramental utilizado nesse esforço pode ser o diferencial entre o sucesso e o fracasso, uma vez que muitos dados são lançados/atualizados/analisados durante todo um projeto, sendo praticamente impossível (a depender do tamanho do projeto) fazer esse esforço sem uma ferramenta adequada. Nesse contexto, esse artigo busca apresentar uma das ferramentas mais usadas pelo mercado, o MS Project, demonstrando como preparar a ferramenta para seu uso adequado, configurar calendários e principalmente compartilhar essas configurações entre projetos.
Autores: Flávio Augusto Ribeiro Moura e Antonio Fernando Amorim dos Santos

O MS Project, desenvolvido pela Microsoft, atualmente é uma das principais ferramentas utilizadas no mercado para apoio a tarefa de Gerenciar Projetos, projetado para apoiar na planificação do projeto, gestão dos recursos, acompanhamento/análise de custos e tempo do projeto, análise da carga de trabalho, dentre outras funcionalidades. Tendo sua primeira versão em 1984 para o DOS e em 1990 sua primeira versão para Windows, o Project (assim como é conhecido) vem evoluindo constantemente e atualmente se encontra na versão 2016. Este artigo irá se tratar da versão 2013, embora todas as funcionalidades abordadas aqui servirem para a versão 2016.

Para iniciar é importante rever o conceito de gerenciamento de projetos, que é definido pelo PMBook como "... a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de cumprir seus requisitos", sendo assim iremos demonstrar como o MS Project se tornou uma das principais ferramentas para colaborar nesse trabalho.

Um projeto pode ser definido em cinco fases, denominadas Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e controle e Finalização. Nesse artigo vamos apresentar as funcionalidades que irão auxiliar o gerente do projeto nas fases de Iniciação (introdução à ferramenta, configuração da mesma), Planejamento (configurando o calendário e dos recursos).

Conhecendo o MS Project

Para usuários que já estejam familiarizados com as ferramentas do pacote do Office, da Microsoft, o layout do MS Project será bastante similar. Este é um dos principais benefícios da ferramenta e que a faz ficar à frente das demais.

O componente denominado Faixa de Opções do Project (Figura 1), apesar de diferente do restante da família Office, tem nas suas abas o direcionamento focado para o trabalho com projetos: Tarefa, Recurso, Relatório, Projetos Exibir, sendo ainda possível para o usuário criar sua própria aba customizada.

Faixa de Opções do Project
Figura 1. Faixa de Opções do Project

Preparando o MS Project

Após conhecer o Project, um dos passos mais importantes antes de iniciar qualquer planejamento é preparar a ferramenta para trabalhar de acordo com as necessidades do gerente de projeto ou da organização. Dito isso será apresentado nesta sessão do artigo as principais configurações disponibilizadas pelo Project e como elas afetam o dia a dia do seu usuário.

Para acessar a tela de "Opções do Project", onde poderemos modificar as configurações da ferramenta deve-se clicar na aba "ARQUIVO" e clicar no último item, denominado "Opções”. Nem todas as configurações disponibilizadas pela ferramenta serão tratadas neste artigo, selecionamos apenas as configurações mais importantes assim como as mais desconhecidas, e com certeza a partir daqui será possível perceber o quanto a ferramenta proporciona facilidades para o usuário.

As configurações que não forem abordadas aqui são triviais ao uso da ferramenta, ou são comuns às ferramentas do pacote Office.

Geral

Na Figura 2 são apresentadas as configurações gerais de trabalho do Project.

Faixa de Opções do Project
Figura 2 Opções do Project - Configuração geral
  • Estilo de dica de tela - Através desta opção é possível por optar em não exibir as descrições e dicas de tela apresentadas ao passar o mouse pelos recursos da ferramenta. Essas dicas são muito úteis, principalmente quando se tratar das colunas exibidas na planilha de tarefas, onde a ferramenta apresenta uma descrição detalhada da coluna (inclusive quando a coluna é composta por uma fórmula). A primeira opção exibirá a dica de tela detalhada (Figura 3), a segunda apenas a descrição e a terceira não apresentará a dica de tela.
    Faixa de Opções do Project
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